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答申第104号

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答申の概要（答申第104号：諮問第184号）

実施機関

監査委員事務局第一課

事案の件名

「平成4年度分の監査委員事務局の食糧費の支出に係る一切の資料」の公文書不存在等通知に係る異議申立てに対する決定について

対象文書

• 種類 伝票類（接遇）
• 情報 不存在

請求に対する決定

不存在

非公開条項

-

原処分

• 非公開部分 紛失のため不存在
• 非公開理由

申立年月日

平成9年6月6日

諮問年月日

平成14年6月10日

答申年月日

平成14年9月30日

審査会の判断

本件文書は、公文書公開請求がなされた時点において保存期間中であり、存在しなければならないものであるが,紛失により不存在であったことから、これを理由に請求を拒否したことは、遺憾であるが、妥当と認めざるを得ない。

文書の不存在について

1. 平成4年度の本件文書を含む支出関係証拠書類は、平成4年度の決算書類を作成するために使用され、平成5年12月定例県議会において決算の認定を受けるまでの間は、機会あるごとに確認されていたものと思われる。
2. したがって、平成4年度の支出関係証拠書類は、平成5年12月から、公文書公開請求のあった平成9年5月までの間に紛失したことで、ほぼ間違いのないものと思われる。
3. さらに実施機関が推定するように、平成4年度の支出関係証拠書類のすべてが紛失という事態からすれば、平成6年度末の引越しの際に誤って廃棄された可能性があることは考えられるが、推定の域を脱し得ないものである。

行政文書の管理について

1. 二度にわたる徹底した調査においても、本件文書を確認できなかったことは、本件文書が不存在であると、遺憾ではあるが、認めざるを得ないものである。
2. 業務の多忙を理由に、引越し後の書類確認を行わなかったと実施機関自らが認めるように、本件文書の管理に問題があったことは否めないものである。
3. 行政文書の適正な管理は、適切かつ円滑な情報公開を実施するための基本であり、千葉県情報公開条例第29条第1項においては、「実施機関は、この条例の適正かつ円滑な運用に資するため、行政文書を適正に管理するものとする。」と規定している。
4. 同項の規定にもかかわらず、行政文書を紛失したことは、県民の知る権利にこたえることを不可能とし、情報公開制度に対する県民の信頼を失墜させることとなる。
5. 実施機関においては、今後、このようなことがないよう、早急に再発防止のための方策を確立することを、強く要請する。