答申第308号

教育委員会（教育振興部教職員課）

平成19年11月8日付け送付文書及び同文書に係る起案文書の行政文書不開示決定に係る異議申立てに対する決定について

不開示（不存在）

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平成20年2月15日

平成20年5月30日

平成21年11月20日

実施機関が行った決定は、妥当である。

 実施機関は、本件文書について、本件担当職員が担当する新しい人事評価制度の構築に関する事務の一環として作成したものであり、実施機関の職員が職務上作成した文書ではあるが、評価者研修用手引を送付する際に添付した案内文であり、その作成に当たっては、直接的にも間接的にも課長又は室長の指示は受けておらず、本件担当職員以外の職員が職務上利用しているものでもなく、本件文書の写しを作成し保管もしていないので、条例第2条第2項で規定する「当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているもの」とは認められず、条例で定義する行政文書には該当しないと説明する。
 異議申立人が開示請求書に添付した本件文書の写しを見分すると、本件文書はその記載内容から、本件団体からの照会に対する実施機関の回答としての性質を有していると認められ、専ら職員個人の判断で行うことができる性質のものであるとは考えられない。
 また、他の職員団体等から同様の照会があり得たことも想定でき、その場合において統一的な対応を図るため、本件文書は、本件団体に対する処理過程の記録として本来保存されるべき文書であると考えられる。
 したがって、本件文書は、本件団体から収受した文書に対し実施機関の職員が職務上作成し、実施機関の事務の執行に必要なものとして部外へ送付された文書であり、さらに、組織として管理している職員共用の保存場所で保存されるべき文書であると認められ、実施機関において組織的に用いられた文書であると考えるのが相当であり、行政文書として取り扱うべきものであったと認められる。

1.本件文書の存否について

 実施機関は、本件文書の写しを作成し保管するなどの処理はしていないため、本件文書の内容が記録されたものを保有していないと説明する。
 本件文書については、既に本件団体へ送付されており、その原本が実施機関に存在しないことは想定されるが、念のため、当審査会で実施機関に対し、改めて本件文書の写しの存否について確認を求めたが、その存在を認めることはできなかった。
 したがって、本件文書を保有していないとする実施機関の説明を覆すに足りる事情も見い出し難く、これを是認せざるを得ない。

2.本件文書に係る起案文書の存否について

 実施機関の説明によると、本件文書は評価者研修用手引を送付する際に添付した案内文であり、評価者研修用手引は要望があれば随時情報提供として配付しているものであるため、本件文書の作成及び評価者研修用手引の送付について起案による処理は行っていないとのことであるが、本件文書は上記のとおり本来行政文書として取り扱うべきものであり、文書を作成するに当たっては、文書規程に基づき起案による処理を行うべきであった。
 そこで、当審査会で実施機関に対し、改めて本件文書に係る起案文書の存否について確認を求めたが、その存在を認めることはできなかった。
 したがって、本件文書に係る起案文書を保有していないとする実施機関の説明を覆すに足りる事情も見い出し難く、これを是認せざるを得ない。