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個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その3）

(令和5年4月1日制定)

（目次）第6 審査請求があった場合の取扱い｜第7 知事が行う個人情報の取扱いに関する苦情の処理｜第8 運用状況の把握｜第9 個人情報ファイル簿等｜第10 行政機関等匿名加工情報の提案募集｜第11 その他｜別記様式

• 第1から第3【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その1）】
• 第4から第6【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その2）】

要綱本文

第6 審査請求があった場合の取扱い

   開示決定等(開示請求を拒否する決定を含む。)、訂正決定等(訂正請求を拒否する決定を含む。)及び利用停止決定等(利用停止請求を拒否する決定を含む。)(以下「第6 審査請求があった場合の取扱い」において「決定等」という。)について、行審法に基づく審査請求があった場合には、次により取り扱う。

 1 審査請求書の受付

   審査請求書は、担当課(所)又は総合窓口で受け付ける。

 (1)担当課(所)で受け付けた場合

    直ちに総合窓口(担当課(所)が出先機関である場合は、総合窓口及び主務課)へ連絡等するとともに、審査請求書の写しを総合窓口へ送付する。

 (2)総合窓口で受け付けた場合

    直ちに担当課(所)へ連絡等するとともに、審査請求書を担当課(所)へ送付し、その写しを保管する。

 

 2 審査請求の審査

 (1)記載事項等の確認

    審査請求は、行審法に基づき、次に掲げる要件について確認の上、受け付ける。

   ア 処分についての審査請求書の記載事項の確認

   (ア)審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

   (イ)審査請求に係る処分の内容

   (ウ)審査請求に係る処分があったことを知った年月日

   (エ)審査請求の趣旨及び理由

   (オ)処分庁の教示の有無及びその内容

   (カ)審査請求の年月日

   (キ)代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合、又は代理人によって審査請求をする場合)

   (ク)審査請求期間の経過後において審査請求をする場合には、その正当な理由(行審法第19条第5項第3号参照)

   イ 不作為についての審査請求書の記載事項の確認

   (ア)審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

   (イ)当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日

   (ウ)審査請求の年月日

   (エ)代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合、又は代理人によって審査請求をする場合)

   ウ 審査請求期間

     決定等の処分(以下「処分」という。)についての審査請求は、処分があったことを知った日の翌日から起算して3月を経過したとき、又は処分があった日の翌日から起算して1年を経過したときは、することができない。ただし、正当な理由があるときは、この限りでない。

   エ 審査請求適格の有無(処分によって直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

   オ その他必要と認められる事項

 (2)審査請求書の補正

    担当課(所)は、審査請求が上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。

 (3)審査請求についての却下の裁決

    審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について総務部審査情報課長の合議を経て却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人へ送達するとともに、その写しを総合窓口に送付する。

   ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

   イ 補正命令に応じなかった場合

   ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合

 

 3 決定の再検討

   審査請求書を受け付けた場合には、担当課(所)は、却下する場合を除き、当該審査請求に係る決定等が妥当であるかどうか再検討を行う。

 

 4 弁明書等の作成・送付

 (1)弁明書の作成及び送付

    担当課(所)は、審査請求書を受け付けたときは、速やかに弁明書を作成しなければならない。弁明書は、正本及び審査請求人及び参加人の数に相当する通数の副本を作成し、審査請求人及び参加人に副本を送付するものとする(行審法第29条参照)。

 (2)弁明書の記載事項

    処分についての審査請求に対する弁明書には、処分の内容及び理由を、不作為についての審査請求に対する弁明書には、処分をしていない理由並びに予定される処分の時期、内容及び理由を記載しなければならない。

 (3)反論書及び意見書の提出

   ア 担当課(所)は、弁明書の副本送付に併せて、審査請求人は反論書を、参加人は意見書を、審査庁に提出することができる旨を、それぞれ、提出すべき相当の期間を定めて通知する。

   イ 反論書は正本と参加人の数に相当する通数の副本を、意見書は正本と審査請求人の数に相当する通数の副本を、それぞれ提出しなければならない。担当課(所)は、提出通数等に問題がないか確認し、必要に応じ、不足分を追加提出するよう求めるなどの対応をとる。

   ウ 担当課(所)は、反論書の提出があったときは参加人に、意見書の提出があったときは審査請求人に、それぞれ副本を送付する。

 (4)弁明書送付等の処理期間

   ア 審査請求書を受け付けた日から弁明書の送付までの標準的な処理期間は、30日とする。

   イ 前記(3)アによる反論書又は意見書を提出すべき相当の期間は、およそ30日とする。

 

 5 審議会への諮問

 (1)諮問書の作成

   ア 担当課(所)は、前記3により再検討を行った結果、なお当該決定等が妥当であると判断した場合には、速やかに、次の書類を添えて、諮問書を作成し審議会に諮問する。

   (ア)開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書(写し)

   (イ)(ア)の請求に対する決定通知書(写し)

   (ウ)審査請求書(写し)

   (エ)その他必要な書類(当該審査請求の対象となった保有個人情報が記録されている行政文書の写し等)

   (オ)弁明書(写し)

   イ 次に掲げる場合には、諮問の必要はない。

   (ア)審査請求を却下する場合

   (イ)審査請求に係る保有個人情報の全部を開示する場合(反対意見書が提出されている場合を除く。)、審査請求に係る保有個人情報の全部を容認して訂正する場合又は審査請求に係る保有個人情報の全部を容認して利用停止する場合

 (2)諮問までの処理期間

    審査請求書を受け付けた日から諮問までの標準的な処理期間は、45日とする。

    担当課(所)は、前年度に審査請求を受け付けた事案において、諮問までの処理期間が90日を超えたものがあった場合は、毎年7月31日までにその理由等を総合窓口に報告する。

    総合窓口は、諮問までの処理期間が90日を超えた事案について、その理由等を取りまとめ、年1回公表する。

 (3)諮問をした旨の通知

   ア 担当課(所)は、審議会に諮問した場合、次に掲げるものに対し、諮問通知書(別記様式第7)により、諮問した旨を通知する。

   (ア)審査請求人及び参加人

   (イ)開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者(審査請求人又は参加人である場合を除く。)

   (ウ)当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出したもの(審査請求人又は参加人である場合を除く。)

   イ 諮問通知書の記載に当たっては、次の点に留意する。

   (ア)「審査請求に係る決定」欄

      同一人からの複数の審査請求を併合したときは、別紙を用いて記載する。

   (イ)「審査請求の内容(諮問に係る部分)」欄

      審査請求の内容が決定の一部の取消しを求めている場合や、審査請求を受けて決定の一部認容や当該審査請求の一部却下をした上で諮問する場合があるので、諮問に係る部分を記載する。

 

 6 主管課等が行う審理手続

   法第106条第2項において読み替えて適用する行審法第9条第4項の規定により、処分の決定に関与した者以外の者が行う審理手続は、以下のとおりである。

   ・口頭意見陳述の実施(行審法第31条参照)

   ・参考人の陳述の聴取及び検証(行審法第34条及び第35条参照)

   ・審理関係人への質問(行審法第36条参照)

   ・審理手続の申立てに関する意見の聴取(行審法第37条参照)

   これらの手続については、担当課(所)は審理手続を行う主管課等と調整・協力の上実施する。

   なお、手続の詳細については、総合窓口に協議するほか、別途定めるところによる。

 

 7 審査請求人等による提出書類等の閲覧等

 (1)行審法第38条第1項に規定する審査庁が定める方法は、前記第3-8(3)に準じた方法により行う。

 (2)本庁の担当課(所)にあっては、手数料の徴収は、総合窓口で行うので、同課と調整すること。なお、出先機関においては、出先機関窓口で徴収すること。

 (3)手数料の減免を行うときは、必要に応じて、総合窓口と協議を行うこと。

 

 8 審議会が行う調査への対応

   担当課(所)は、審議会での意見陳述、説明又は必要な書類の提出等を行う。

 

 9 審議会に提出された主張書面又は資料等の閲覧又は交付

   審査請求人等の求めによる行審法第78条第1項の閲覧又は交付は、審議会が別に定めるところにより行う。

 

 10審査請求に対する裁決

 (1)審理手続の終結の通知

    担当課(所)は、審理手続を終結したときは、速やかに、審査請求人及び参加人に審理手続を終結した旨を通知する(行審法第41条第3項参照)。

 (2)答申の尊重

    担当課(所)は、審議会から答申があったときは、答申を尊重して速やかに審査請求に対する裁決を行う。

 (3)裁決までの処理期間

    答申を受け付けた日から裁決までの標準的な処理期間は、答申が原処分を妥当とする場合は30日、その他の場合は60日とする。

    担当課(所)は、前年度に答申を受け付けた事案において、裁決までの処理期間が90日を超えたものがあった場合は、毎年7月31日までにその理由等を総合窓口に報告する。

    総合窓口は、裁決までの処理期間が90日を超えた事案について、その理由等を取りまとめ、年1回公表する。

 (4)総務部審査情報課長への合議

    審査請求に対する裁決をする際には、総務部審査情報課長に合議する。

 (5)裁決書の作成・送達等

    担当課(所)は、裁決書を作成し、その謄本を審査請求人へ送達するとともに、その写しを総合窓口に送付する。また、当該審査請求について参加人がいる場合には、当該参加人に対しても、裁決書の謄本を送付しなければならない。

    なお、審査請求を認容して保有個人情報の全部又は一部を開示し、訂正し、又は利用停止する場合は、裁決書の謄本と併せて、開示、訂正又は利用停止を実施する旨の書面(開示決定通知書、訂正決定通知書、利用停止決定通知書に準じたものとし、その記載要領は、前記第3-5(8)、第4-4(7)又は第5-4(7)を参考とすること。)を審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付する。

 (6)担当課(所)は、審査請求を受けて、第三者に関する情報の記録されている保有個人情報を開示するかどうかの従前の決定を変更する決定を行った場合は、その旨を法第86条第1項及び第2項の規定により通知した第三者に通知する。

 (7)担当課(所)は、必要に応じ、関係課・局等及び出先機関(他の実施機関を含む。)並びに当該保有個人情報の収集先及び提供先に対して、裁決の内容を連絡するものとする。

 

 11 事務処理の進行状況等

    担当課(所)は、審査請求人の求めに応じて、事務処理の進行状況及び見通し等について回答する。

 

 12 開示請求者以外のものから審査請求があった場合等の取扱い

 (1)開示請求者以外のものへの説明

    開示請求者以外のものに関する情報が含まれている保有個人情報に係る開示決定に対して当該開示請求者以外のものから審査請求があった場合、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、開示の実施を停止するためには審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を審査請求人に対して説明する(行審法第25条を参照)。

    なお、執行停止をした場合には、当該審査請求に係る開示請求者にその旨を通知する。

 (2)開示請求者以外のものからの審査請求を棄却等する場合

    開示請求者以外のものからの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行い、開示請求者に開示を実施する場合には、当該開示請求者以外のものの訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意する。この場合、当該開示請求者に対し、開示を実施する旨を通知するとともに、当該開示請求者以外のものに対し、開示を実施する旨を保有個人情報の開示に係る通知書(別記様式第1-11)により通知する。

 (3)開示決定等を変更し開示する場合

    開示請求者が審査請求をし、開示請求者以外のものである参加人が行政文書の開示に反対の意思を表示している場合において、審査請求に係る開示決定等を変更し、当該行政文書を開示する旨の決定を行うときは、当該開示請求者以外のものの訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る開示決定の日と開示する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意する。この場合、当該開示請求者に対し、開示する旨を書面(開示決定通知書に準じたもの)により通知するとともに、当該開示請求者以外のものに対し、開示を実施する旨を保有個人情報の開示に係る通知書(別記様式第1-11)により通知する。

 (4)その他

    保有個人情報の開示に係る通知書(別記様式第1-11)の記載に当たっては、次の点に留意する。

   ア 本文中、二段書上段の「第86条第3項」を抹消する。

   イ 「開示される保有個人情報に含まれている       の情報の内容」欄には、決定を受けて、開示する保有個人情報の内容を記載する。

   ウ 「開示決定に係る年月日等」欄には、当初の開示決定に係る年月日等と併せて、変更後の決定に係る年月日等を記載する。

   エ 「開示決定をした理由」欄には、開示決定を受けて、開示される理由を記載する。

   オ 「開示を実施する日」欄には、開示決定をした日から少なくとも2週間を置いた日を記載する。また、開示請求者からの申出により開示を実施する日を変更する場合には、必ず当初の開示実施日より先の日を指定するものとする。

   カ 教示部分を抹消する。

 

第7 知事が行う個人情報の取扱いに関する苦情の処理

 1 苦情の受付場所

   法第128条の規定により行政機関の長等が処理することとなる個人情報等の取扱いに関する苦情は、担当課(所)又は総合窓口で受け付けるものとする。

 (1)担当課(所)で受け付けた場合

   ア 苦情の内容を十分に聴取し、苦情処理・苦情相談記録票(別記様式第8)を作成する。

     なお、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出又は説明を求める。

   イ 苦情処理・苦情相談記録票を保管し、その写しを総合窓口へ送付する。

 (2)総合窓口で受け付けた場合

    苦情の内容を十分に聴取し、苦情処理・苦情相談記録票を作成するとともに、苦情処理・苦情相談記録票を担当課(所)へ送付し、その写しを保管する。

    なお、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出又は説明を求める。

 

 2 苦情申出に対する対応

 (1)担当課(所)は、苦情申出があったときは、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により、苦情に係る個人情報の取扱いの事実関係を把握し、苦情申出者に対し、苦情相談に係る処理を文書で回答する等適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

 (2)担当課(所)は、苦情申出に対する対応を苦情処理・苦情相談記録票に記録し、保存するとともに、その写しを総合窓口へ送付する。

 

第8 運用状況の把握

   担当課(所)においては、開示請求等の運用状況を常に把握できるようにしておくものとする。

   また、総合窓口においては、担当課(所)から送付された開示決定通知書等の写しにより、開示請求等の運用状況を取りまとめることとする。

 

第9 個人情報ファイル簿等

 1 閲覧

   総合窓口は、政令第21条第5項及び個人情報の保護に関する法律施行条例施行規則(令和5年千葉県規則第12号)第2条第5項の規定により、個人情報ファイル簿等(別記様式第9)を備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

   また、閲覧者から個人情報ファイル簿等に記載された個人情報ファイル及び条例個人情報ファイル(以下「個人情報ファイル等」という。)について、問い合わせや質問があった場合には、当該個人情報ファイル等を保有している所属連絡先を教示する等適切に案内することとする。

   なお、個人情報ファイル簿等は、別記様式第9を用いたものとし、総合窓口は、個々の個人情報ファイル簿等を一冊にまとめた帳簿を作成するものとする。

 

 2 個人情報ファイル簿等の作成・変更・削除

 (1)担当課

    本庁の各課・局等は、当該課・局等が個人情報ファイル簿等を新たに作成するとき、個人情報ファイル簿等を修正するとき又は個人情報ファイル等についての記載を削除するとき(以下「個人情報ファイル簿等の作成等」という。)は、総合窓口に報告するものとする。複数の所属で保有する個人情報ファイル等については、当該個人情報ファイル等に係る事務を最終的に所管する課・局等が、当該個人情報ファイル等に係る個人情報ファイル簿等の作成等を行うものとし、最終的な所管を決しがたい場合は、総合窓口と関係課で協議の上、最も適切な課・局等が個人情報ファイル簿等の作成等を行うものとする。

    また、出先機関が保有する個人情報ファイル等に係る個人情報ファイル簿等の作成等については、当該個人情報ファイル等に係る事務を所管する本庁の各課・局等が行い、総合窓口に報告するものとする。

    なお、事務を所管する本庁の各課・局等とは、実際に当該事務を所管している所属をいい、必ずしも組織上の主務課ではない。

 (2)個人情報ファイル簿等の作成等に係る事前協議

    個人情報ファイル簿等の作成等を行う場合には、本庁の各課・局等は作成等の1か月前までに総合窓口と協議するものとし、それによりがたい場合もできるだけ早めに総合窓口と協議するものとする。

 (3)個人情報ファイル簿等の作成等の時期

   ア 本庁の各課・局等は、個人情報ファイル等を保有するに至ったとき、又は個人情報ファイル簿等に記載すべき事項に変更があったとき(臨時的な変更に過ぎない場合は除く。)は、直ちに、個人情報ファイル簿等を作成又は修正しなければならない。

   イ 本庁の各課・局等は、個人情報ファイル簿等に掲載した個人情報ファイル等の保有をやめたときは、遅滞なく、当該個人情報ファイル等についての記載を削除しなければならない。

 

 3 個人情報ファイル簿等の作成等の総合窓口での受理

   本庁の各課・局等の長は、個人情報ファイル簿等を作成等したときは、総務部審査情報課長に報告しなければならない。

   個人情報ファイル簿等の作成等が報告された場合は、総合窓口において、その受理の可否について総務部審査情報課長の決裁を受けるものとし、この決裁の完了した時点をもって、作成等されたものとする。

   総合窓口は、当該決裁の完了後、直ちに、個人情報ファイル簿等の原簿の変更を行う。

 

 4 個人情報ファイル簿等の作成等に伴う公表

   総合窓口は、個人情報ファイル簿等の作成等の報告を受理したときは、速やかに当該作成等に係る個人情報ファイル簿等をインタ-ネット及び文書館に配架することにより公表するほか、総合窓口に備え置いて一般の閲覧に供しなければならない。

 

第10 行政機関等匿名加工情報の提案募集

 1 事務の流れ

   行政機関等匿名加工情報の提案募集に係る事務手続きは、次に掲げる事項を除き、個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド(行政機関等向け)によるものとする。

 (1)提案の募集

    提案の募集は、総合窓口が、インタ-ネットを利用することにより行う。

 (2)提案書の受付

    提案書の受付は、原則、総合窓口で行うこととする。

    総合窓口は、提案書を受け付けた場合、直ちに、担当課(所)へ連絡するとともに、当該提案書の写しを担当課(所)へ送付する。

    なお、担当課(所)に対して提案書が提出されたときは、同課(所)は、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、当該提案書を総合窓口へ送付し、その写しを保管する。

 (3)提案の審査

    提案の審査は、総合窓口と担当課(所)が協同して行う。

 (4)審査結果通知

    審査終了後、総合窓口は、速やかに、提案者に対して審査結果を通知する。

    なお、審査結果通知に係る決裁を行う際は、担当課(所)長に合議する。

 (5)契約の締結

    総合窓口は、提案者から、行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約の締結の申込書(以下「申込書」という。)が提出された場合、当該契約に係る手数料の納付を確認した上で、契約の締結に係る事務を行う。

    なお、担当課(所)に対して申込書が提出されたときは、同課(所)は、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、当該申込書を送付する。

 (6)加工及び提供

    行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約が締結された場合、担当課(所)は、提案対象の保有個人情報に係る行政機関等匿名加工情報を作成し、総合窓口は当該行政機関等匿名加工情報を提案者へ提供する。

 

 2 契約に係る手数料の額

   行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約に係る手数料の額は、手数料及び使用料条例(昭和31年千葉県条例第6号)に定めるところによる。

 

第11 その他

 1 視聴覚障害者への対応

   視聴覚障害者からの開示請求等についての事務処理は以下のとおりとする。

 (1)開示請求書等を受け付ける場合

    視覚障害者から開示請求書等の文書を受け付ける場合には、行政文書規程第20条及び千葉県点字文書取扱要領の定めによるものとし、所定の様式の提出に代えて様式に定められた必要事項を点字により表記した文書の提出によることができる。

 (2)決定通知書等を送付する場合

    点字文書の発信者その他視覚障害者に対して決定通知書等の文書を送付する場合には、千葉県点字文書取扱要領第8条第1項の規定に留意する。

 (3)開示を実施する場合

    視聴覚障害者への行政文書の開示に際しては、可能な範囲で、文書についてはその内容を読み上げ、録音テ-プ等についてはその内容又は要旨を文字に表記するなどして実施し、視聴覚障害者の利便に配慮するよう努める。

 

 2 指定管理者が行う公の施設の管理に関する文書の開示請求への対応

 (1)地方自治法第244条の2第3項に規定する指定管理者(以下「指定管理者」という。)が作成し、又は取得した個人情報(公の施設の管理業務に係るものに限る。)の請求等があった場合、原則として、当該指定管理者の指定に関する事務を所掌する担当課(所)が当該請求に係る事務を行う。

 (2)請求等された個人情報を指定管理者が保有している場合、担当課(所)は、当該指定管理者の指定に際して付された条件及び当該指定管理者との間で締結された協定により対象となる個人情報が記録された行政文書の提出を求め、当該請求に対する決定等を行う。

    なお、この場合においても、原則として開示請求書等を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に決定をしなければならないことに留意する。

 (3)指定管理者が、法第16条第2項に規定する個人情報取扱事業者である場合は法の規定に基づき、当該指定管理者が個人情報取扱事業者でない場合は当該指定管理者の指定に際し付された条件及び当該指定管理者との間で締結された協定に基づき、当該指定管理者が収集し、又は取得した個人情報に対する請求等については、当該指定管理者が対応することも可能であるので、担当課(所)は、その旨案内等を行う。

 

個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱

個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱、一括ダウンロード（PDF：1,178.6KB）

別記様式（ワード版・PDF版併記）

関連リンク

第1から第3【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その1）】 第4から第6【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その2）】