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個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その1）

(令和5年4月1日制定)

［沿革］令和6年4月1日改正

（目次）第1 趣旨｜第2 個人情報窓口の設置等｜第3 開示請求に係る事務

• 第4から第5【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その2）】
• 第6から第11【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その3）】

要綱本文

第1 趣旨

   この要綱は、別に定めがある場合のほか、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年千葉県条例第37号。以下「施行条例」という。)に基づき、知事が行う特定個人情報を含む個人情報の保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定める。

 

第2 個人情報窓口の設置等

 1 個人情報窓口の設置

   保有個人情報の開示請求の受付等を行うほか、個人情報の取扱いに関する相談及び案内を行うため、次のとおり個人情報窓口を設置する。

 (1)総合窓口

    総務部審査情報課(千葉県庁南庁舎1階)

 (2)各出先機関窓口

    千葉県組織規程(昭和32年千葉県規則第68号。以下「組織規程」という。)第5条に規定する出先機関(以下「出先機関」という。)の文書事務を担当している課等で、各出先機関の長が指定するところ。

 

 2 個人情報窓口で行う事務

 (1)総合窓口で行う事務

   ア 個人情報の取扱いに係る相談及び案内に関すること。

   イ 請求に係る保有個人情報が記録された行政文書を保有し、又は保有個人情報の取扱いを行った本庁の課・局等及び出先機関(以下「担当課(所)」という。)との連絡調整に関すること。

   ウ 担当課(所)が取り扱う保有個人情報に係る次の書類の受付に関すること。

   (ア)保有個人情報開示請求書(別記様式第1-1)

   (イ)保有個人情報の開示の実施方法等申出書(別記様式第2-1)

   (ウ)保有個人情報訂正請求書(別記様式第3-1)

   (エ)保有個人情報利用停止請求書(別記様式第4-1)

   エ 開示請求、訂正請求及び利用停止請求(以下「請求等」という。)に係る担当課(所)との協議に関すること。

   オ 保有個人情報が記録された行政文書の閲覧又は視聴の場所の提供及び写し等の交付(写し等の送付を含む。)に関すること。

   カ 保有個人情報の取扱状況を明らかにするための個人情報ファイル簿及び条例個人情報ファイル簿(以下「個人情報ファイル簿等」という。)の整備及びその閲覧に関すること。

   キ 保有個人情報が記録された行政文書の写し等の供与に要する費用の徴収に関すること。

   ク 保有個人情報を開示するかどうか、訂正するかどうか又は利用停止するかどうかの決定に係る審査請求書の受付に関すること。

   ケ 担当課(所)が行う個人情報の取扱いに関する苦情の受付に関すること。

   コ 個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

 (2)各出先機関窓口で行う事務

    当該出先機関が取り扱う個人情報について次に掲げる事務を行う。

   ア 個人情報の取扱いに係る相談及び案内に関すること。

   イ 次に掲げる書類の受付に関すること。

   (ア)保有個人情報開示請求書(別記第1-1号様式)

   (イ)保有個人情報の開示の実施方法等申出書(別記第2-1号様式)

   (ウ)保有個人情報訂正請求書(別記第3-1号様式)

   (エ)保有個人情報利用停止請求書(別記第4-1号様式)

   ウ 保有個人情報が記録された行政文書の閲覧又は視聴の場所の提供及び写し等の交付(写し等の送付を含む。)に関すること。

   エ 保有個人情報が記録された行政文書の写し等の供与に要する費用の徴収に関すること。

   オ 保有個人情報を開示するかどうか、訂正するかどうか又は利用停止するかどうかの決定に係る審査請求書の受付に関すること。

   カ 個人情報の取扱いに関する苦情の受付に関すること。

 

 3 担当課(所)で行う事務

   当該担当課(所)が取り扱う個人情報について、次に掲げる事務を行う。

 (1)当該担当課(所)が本庁の各課・局である場合は、次に掲げる書類の受付及び補正に関すること。

   ア 保有個人情報訂正請求書(別記第3-1号様式)

   イ 保有個人情報利用停止請求書(別記第4-1号様式)

    なお、保有個人情報開示請求書の受付については、原則として総合窓口で行い、当該担当課(所)では行わないものとする。ただし、総合窓口と連絡の上、請求者の利便等を勘案し、当該担当課(所)でも行うことができるものとする。

 (2)請求等に係る保有個人情報の検索に関すること。

 (3)請求等に対する決定等(請求を拒否する場合を含む。)及びその通知に関すること。

 (4)意見書提出の機会の付与等に関すること。

 (5)開示の決定をした保有個人情報が記録された行政文書の開示場所への搬入等に関すること。

 (6)開示、訂正、利用停止の実施及びそれらの報告に関すること。

 (7)開示するかどうか、訂正するかどうか又は利用停止するかどうかの決定に係る審査請求書の受付及び補正に関すること。

 (8)審査請求事案の千葉県個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)への諮問に関すること。

 (9)審査請求についての弁明書の作成及び送付並びに反論書の送付に関すること。

 (10)提出書類等の閲覧等に関すること(行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)第38条第1項参照)。

 (11)提出書類等の交付に係る手数料の減額・免除に関すること(行審法第38条5項参照)。

 (12)審理手続終結の通知に関すること。

 (13)行審法第2章第3節に規定する審理手続に関すること((9)から(12)まで並びに同法第31条及び第34条から第37条までに規定するものを除く。)。

 (14)審査請求についての裁決及び通知に関すること。

 (15)個人情報の取扱いに係る苦情の受付及び処理に関すること。

 (16)請求等に係る総合窓口との協議等に関すること。

 

 4 審理手続を行う主管課等で行う事務

   主管課又は主務課(担当課が主管課の場合にあっては、調整後の他課。以下「審理手続を行う主管課等」という。)は、次に掲げる事務を行う。

   行審法第31条及び第34条から第37条までに規定する審理手続に関すること(法第106条第2項参照)。

 

第3 開示請求に係る事務

 1 個人情報窓口における相談及び案内

 (1)開示請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、開示請求の内容が開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。

 (2)開示請求に係る保有個人情報が特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)である場合には、開示請求に係る取扱いに相違点(費用負担の減免があり得ること)があるため、十分な説明と確認をすること。

 (3)開示請求に係る保有個人情報が、統計法(平成19年法律第53号)第52条に規定するものである場合(同法第2条第11項に規定する調査票情報に含まれる個人情報である場合等)には、法第5章の規定は適用されないので、その旨を説明する等適切に対応するものとする。

 

 2 開示請求の対象外

   開示請求に係る保有個人情報が、次の(1)から(5)に該当する場合には請求の対象とならないので、その旨を説明し、必要に応じ担当部署又は施設の案内等を行う。

 (1)開示請求に係る個人情報が、一般に閲覧や購入が可能な書籍や博物館等で特別な管理がされている資料など行政文書から除かれている文書等に記録されたものである場合(法第60条第1項、個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)第16条)。

    なお、県文書館(1階「行政資料販売コ-ナ-」)において有償頒布している冊子等があるので、求めがあれば確認の上、同館の案内等を行う。

 (2)開示請求に係る保有個人情報が、他の法令等の規定によって閲覧若しくは視聴又は謄本等の交付が認められている場合における当該他の法令に認められる方法により開示される場合(法第88条)。

 (3)開示請求に係る保有個人情報が、法律の規定により、法第5章第4節の規定を適用しないこととされている文書等に記録されたものである場合。

 (4)開示請求に係る保有個人情報が、刑事事件若しくは少年の保護事件に係る裁判、検察官、検察事務官若しくは司法警察職員が行う処分、刑若しくは保護処分の執行、更生緊急保護又は恩赦に係る保有個人情報(当該裁判、処分若しくは執行を受けた者、更生緊急保護の申出をした者又は恩赦の上申があった者に係るものに限る。)である場合(法第124条第1項)。

 (5)保有個人情報(千葉県情報公開条例(平成12年千葉県条例第65号)に規定する不開示情報を専ら記録する行政文書等に記録されているものに限る。)のうち、まだ分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるものは、法第5章第4節(第4款を除く。)の規定の適用については、行政機関等に保有されていないものとみなす(法第124条第2項)。

 

 3 個人情報窓口における保有個人情報開示請求書の受付等

 (1)開示請求の方法

   ア 開示請求は、開示請求をしようとする者が、必要事項を正確に記載した保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を、以下のいずれかの方法で、個人情報窓口に提出することにより行う。

     一  本人又は代理人が個人情報窓口に持参して提出する方法(開示請求書の提出に関する委任を受けた代理人が持参して提出する場合も含む)

     二  個人情報窓口に送付する方法

   イ 原則として、開示請求書は保有個人情報1件ごとに作成するよう指導するものとする。ただし、同一の担当課(所)に、相互に密接な関連のある複数の保有個人情報について開示請求しようとする場合は、1枚の開示請求書に記載することとして差し支えない。

 (2)本人等であることの確認

   ア 本人による開示請求の場合

   (ア)開示請求書を個人情報窓口に持参して提出することにより開示請求を行う場合

     a 提示書類等

       本人確認のため、次に掲げる書類等(原本に限る。)の提出又は提示を求める。

• 運転免許証
• 健康保険、国民健康保険、後期高齢者医療保険、船員保険の被保険者証
• 個人番号カ-ド
• 住民基本台帳カ-ド(住所記載があるもの)
• 在留カ-ド
• 特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書
• 小型船舶操縦免許証
• 運転経歴証明書
• 猟銃・空気銃、クロスボウ、鉄砲の所持許可証
• 宅地建物取引士証
• 共済組合員証
• 恩給証書
• 児童扶養手当証書
• 身体障害者手帳
• 精神障害者保健福祉手帳
• 旅券
• 船員手帳
• 海技免状
• 無線従事者免許証
• 認定電気工事従事者認定証
• 電気工事士免状
• 調理師免許証
• 外国政府が発行する外国旅券
• 療育手帳(愛の手帳、愛護手帳、みどりの手帳)
• 敬老手帳
• 罹災証明書
• 戦傷病者手帳
• 国民年金手帳
• 国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書
• 共済年金等の証書
• 印鑑登録証明書(印鑑登録手帳)及び印鑑
• 上記書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換書類
• その他本人であることを証すると認める書類等

     b 本人確認の方法

     (a)官公庁(特殊法人を含む。)が発行する写真のはり付けられた書類等により本人確認を行う場合は、開示請求者と書類等の写真を照合して確認するものとする。

     (b)(a)以外の書類等により本人確認を行う場合は、複数の書類等の提出又は提示を求めるものとする。

   (イ)開示請求書を送付することにより開示請求を行う場合

      本人確認のため、次に掲げる書類等の提出を求める。

      a 前記(ア)aに掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの(前記(ア)b(a)以外の書類等により本人確認を行う場合は、複数の書類等を複写機により複写したもの)

      b 住民票の写し(原本かつ開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る)

      c 住民票の写しを用いることができない場合は、在外公館の発行する在留証明、開示請求書に記載された氏名及び住所又は居所が明示された配達済みの郵便物、開示請求者が所在している施設の管理者が発行した居住証明書や宿泊証明書などの代替書類

   イ 法定代理人による開示請求の場合

   (ア)開示請求書を個人情報窓口に持参して提出することにより開示請求を行う場合

      前記ア(ア)aに掲げる書類等を用いて、ア(ア)bの方法により法定代理人自身の本人確認をするほか、開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求者が親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを明らかにする書類(戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書等(全て原本に限る))であって開示請求をする日前30日以内に作成されたものの提出又は提示を求める。

   (イ)開示請求書を送付することにより開示請求を行う場合

      前記ア(イ)及びイ(ア)に掲げる書類等の提出を求める。

   ウ 任意代理人による開示請求の場合

   (ア)開示請求書を個人情報窓口に持参して提出することにより開示請求を行う場合

      前記ア(ア)aに掲げる書類等を用いて、ア(ア)bの方法により任意代理人自身の本人確認をするほか、任意代理人の資格を証明する委任状(原本に限る)であって開示請求をする日前30日以内に作成されたものの提出又は提示を求める。

   (イ)開示請求書を送付することにより開示請求を行う場合

      前記ア(イ)及びウ(ア)に掲げる書類等の提出を求める。

   エ 提示書類の確認

     提示された書類等により本人確認を行ったときは、提示された書類等について、開示請求書に必要な事項を記載するものとする。

   オ 本人等の確認に当たっては、以下の点に注意する。

   (ア)窓口請求において氏名・住所不一致の場合

      婚姻や転居等の事由により、本人確認書類に記載されている氏名又は住所が開示請求書に記載されたものと異なっている場合には、開示請求者に事実関係を確認した上で、開示請求書と同一の氏名又は住所が記載されている他の本人確認書類の提示又は提出を求める。

   (イ)窓口請求において住所不記載・不一致の書類しかない場合

      住所が記載されていない本人確認書類しか提示又は提出ができないとする場合又は開示請求書の記載と異なる住所が記載された本人確認書類しか提示又は提出できないとする場合は、開示請求者に事情の説明を求め、DV被害や災害による一時的転居、国内短期滞在(外国人)等のやむを得ない理由があることを確認した上で、それらの本人確認書類の提示又は提出を求める。なお、この場合は、住所の確認が取れていないことを念頭に置いて、その後の補正、開示の実施等の手続を進める必要がある。

   (ウ)被保険者証の取扱い

      医療保険制度の適正かつ効率的な運営を図るための健康保険法等の一部を改正する法律(令和元年法律第9号)により、保険者番号及び被保険者等記号・番号について、「告知要求制限」の規定が設けられていることから、告知要求制限に抵触することのないよう、被保険者証の取扱いには十分注意する。

   (エ)複数の者が記載された書類

      複数の者の氏名が記載された被保険者証は、そこに記載された他の者によるなりすまし請求が行われることもあり得ると考えられることから、例えば、比較的年齢の近い兄弟の一方が請求している場合などのように被保険者証のみで本人確認をしにくい場合においては、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求めるなどの慎重な対応が必要である。

   (オ)個人番号カ-ドの取扱い

      行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。)では、個人番号及び特定個人情報の取扱いに関し、提供の求めや提供、収集等に対する制限が規定されていることから、誤って個人番号を収集等することのないよう、個人番号カ-ドの取扱いには十分注意する。

   (カ)住民基本台帳カ-ドの経過措置

      住民基本台帳カ-ドは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律の施行に伴う総務省関係政令の整備に関する政令(平成27年政令第301号)附則第9条の規定により、番号法に基づき個人番号カ-ドの交付を受ける時又は旧住民基本台帳法第30条の44第9項の規定により住民基本台帳カ-ドの有効期間が満了した場合等においてその効力を失う時のいずれか早い時まで個人番号カ-ドとみなされ、引き続き使用可能である。

   (キ)外国人登録証明書の経過措置

      特別永住者が所持する外国人登録証明書は、出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律の施行に伴う関係政令の整備及び経過措置に関する政令(平成23年政令第421号)附則第3条の規定により、外国人登録証明書に記載されている旧外国人登録法に基づく次回確認(切替)申請期間の始期である誕生日(平成24年7月9日に16歳未満の場合は16歳の誕生日)まで特別永住者証明書とみなされ、引き続き使用可能である。

   (ク)他人へ提出することを常とする書類

      住民票の写し、納税証明書、印鑑登録証明書等は、それ単独で本人確認書類として認める余地がないわけではないが、他人へ提出することを通常とする書類であり本人以外の者が所持している可能性も高いことから、原則として、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求めるなどして慎重に確認することが必要である。

   (ケ)その他疑義がある場合

      上記のほか、提示又は提出された書類に疑義がある場合は、適宜、事情の説明を求め、又は追加で他の本人確認書類の提示又は提出を求める。

   (コ)通知カ-ド及び表面に個人番号が記載されている書類の取扱い

      番号法第16条の規定に基づく本人確認以外の一般的な本人確認の手続において、通知カ-ド(令和2年5月以降、通知カ-ドによる個人番号の通知は廃止され個人番号通知書に変更)及び表面に個人番号が記載されている住民票の写し等の書類を本人確認書類として取り扱うことは適当ではない。

   (サ)送付請求において住民票の写し以外を用いる場合

      DV被害や災害による一時的転居、海外長期滞在、国内短期滞在(外国人)等のやむを得ない理由により、住民票の写しが送付できないか、又は住民票の写しに記載された住所と開示請求書記載の住所若しくは居所が異なる場合は、前記ア(イ)cの書類であって開示請求書の住所又は居所と記載が一致するものの送付を求める。この場合、前記ア(ア)aの書類の住所の記載については、記載されていなくとも又は開示請求書と異なるものが記載されていても構わないが、疑義が残る場合は、開示請求者に説明した上で、所在施設の管理者等の関係者に問い合わせ、事情を確認することが必要である。

   (シ)送付請求において住所不一致・不記載の場合

      前記ア(イ)のいずれかの書類について、婚姻や転居等の事由により氏名又は住所が開示請求書に記載されたものと異なっている場合や住所の記載がない場合には、開示請求者に事実関係を確認した上で、開示請求書と同一の氏名又は住所が記載されている他の本人確認書類の送付を求める。ただし、(サ)に該当する場合は、この限りでない。

   (ス)法人による開示請求

      成年後見人となっている福祉関係の公益社団法人、社会福祉法人等が法定代理人として開示請求をする場合又は法人が任意代理人として開示請求をする場合については、前記イ(ア)又は前記ウ(ア)に掲げる書類のほか、提示又は提出を求める本人確認書類の例は次のとおり。

      一 窓口請求の場合：請求の任に当たる者(担当者)に係る前記ア(ア)aの書類に加えて、法人の印鑑証明書(又は印鑑カ-ド)及びそれにより証明される印が押された担当者への委任状(代表者本人が請求の任に当たる場合は委任状不要)。

      二 送付請求の場合：一の本人確認書類の複写物に加え、法人の登記事項証明書。なお確認のため開示請求書にも押印を求める。

   (セ)任意代理人の資格を証明する書類として委任状を提出する場合

      任意代理人の資格を証明する書類として委任状の提出を受ける場合には、その真正性を確認するために、委任者の実印を押印することとした上で印鑑登録証明書の添付を求める、又は委任者の運転免許証、個人番号カ-ド等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を求める。これらの措置については、法令上の義務ではなく、委任状の真正性の確認のための運用上の措置であることに留意する。

      なお、委任状の様式については、別記様式第5-1から第5-6までを参照の上、作成されたい。

 (3)開示請求書の記載事項の確認及び留意事項

   ア 氏名、住所又は居所、連絡先電話番号

   (ア)決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、開示請求者の氏名、住所又は居所を正確に記載してもらう。

   (イ)開示請求者と確実かつ迅速に連絡が可能な電話番号を記載してもらう。

   (ウ)代理人による開示請求で、かつ、当該代理人が法人である場合は、主たる事務所の所在地、法人の名称、代表者の氏名、担当者名及び連絡先電話番号を記入してもらう。

   イ 開示を請求する保有個人情報の内容

     開示請求の対象となる保有個人情報を特定するためのものであるから、「県が保有する自己の保有個人情報のすべて」「○○課にある自己の保有個人情報のすべて」等でなく、例えば、「○○課の○○事務の○○台帳に載っている私の情報」「△△年度の□□名簿に記載されている私の情報」とするなど、当該情報が記録されている行政文書の件名又は知りたいと思う保有個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記載してもらう。

   ウ 求める開示の実施方法等

     求める開示の実施方法をア、イから選択し、アを選択した場合は、実施の場所、実施の方法及び実施の希望日を記入してもらう。

   エ 本人確認等

     開示請求者の種類及び提示又は提出する本人確認書類をア、イから選択し、該当する□にレを記入してもらう。

     代理人が開示請求をする場合は、ウ(ア)の該当する□にレを記入してもらい、本人の氏名及び住所又は居所を(イ)、(ウ)に記入してもらう。

     また、当該本人が未成年者である場合にあっては、ウ(ア)に当該本人の生年月日を記入してもらう。

   オ 代理人が請求する場合の確認書類

     提示又は提出する請求資格確認書類をエ又はオから選択し、該当する□にレを記入してもらう。

 (4)開示請求書の職員記入欄の留意事項

   ア 「担当課(所)」欄

     担当課(所)の名称を記載する。

   イ 「備考」欄

     開示請求に係る保有個人情報の特定及び検索を行う上で参考となる事項(当該保有個人情報に付された整理番号、行政文書の作成年月日、請求者の旧住所等)がある場合は、担当課(所)と連絡の上、当該事項を請求者から聴取し、記載するほか、他の欄に記載できなかったこと、今後の事務処理上参考となる事項等を記載する。

 (5)開示請求書の補正

    提出された開示請求書に必要事項の記載漏れ(不鮮明な記載や意味不明な記載を含む。)がある場合や保有個人情報を特定するに足りる事項の記載が不十分である場合、本人確認書類や代理人資格証明書類等が未提示又は未提出である場合、当該書類に不備がある場合等の形式上の不備があるときは、開示請求者に対してその補正を求めることができる。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、個人情報ファイル簿等により個人情報が記録されている行政文書を検索する等、所要の情報の提供に努める。

 (6)開示請求書の受付

   ア 受付時の取扱い

   (ア)提出のあった開示請求書は、必要事項の記載等を確認の上、個人情報窓口において受け付ける。

   (イ)受付は千葉県行政文書規程(昭和61年千葉県訓令第13号。以下「行政文書規程」という。)第16条に規定する収受印(以下「収受印」という。)を押印して行う。

   (ウ)開示請求書の受付を行う個人情報窓口には、開示請求書の処理経過等の記録(保有個人情報開示請求書等処理簿(別記様式第6)等)を備え置き、常に処理経過等が把握できるようにしておく。

   イ 保有個人情報を保有していない場合の開示請求の取扱い

     開示請求に係る保有個人情報を明らかに保有していないと認められるときは、開示請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。

   ウ 存否を答えるだけで不開示情報を開示することとなる開示請求の取扱い

     開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる場合があるので、その存否について慎重に対応する。

   エ 大量請求の場合の取扱い

     開示請求に係る保有個人情報が膨大な量に及ぶと考えられる場合には、開示請求書を受け付ける前に、当該開示請求の趣旨を確認するとともに、事務処理上の支障等を説明し、抽出請求などについて理解を得るよう努める。

   オ その他

     請求の内容が、開示請求の対象に明らかに該当しないと認められる場合(開示請求の対象が自己の保有個人情報に該当しない場合等)は、開示請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。

(7)開示請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

    収受印を押印した開示請求書の写しを開示請求者に交付するとともに、原則として、次に掲げる事項の説明をする。ただし、郵送による請求の場合はこの限りではない。

   ア 開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に当該請求に係る保有個人情報の開示決定等をすること。

   イ 開示決定等(開示請求を拒否する場合を含む。)をしたときは、開示請求者に対し書面により通知すること。

   ウ 事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、開示請求者に対し、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知すること。なお、決定期間の延長は30日を限度とするものであること。

   エ 開示請求に係る行政文書が著しく大量であって、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示決定等の期限の特例を適用すること。この場合、開示請求者に対し、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知するものであること。

   オ 開示決定をした場合における開示の実施方法等については、開示請求者が、保有個人情報開示決定通知書(別記様式第1-2。以下「開示決定通知書」という。)に示す方法の中から希望するものを選択した上で、開示決定通知のあった日から30日以内に、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(別記様式第2-1。以下「実施方法等申出書」という。)により開示の実施の申出を行うことで確定すること。

     なお、開示請求書で示した実施方法と開示決定通知書で示された実施方法が同じである場合は、実施方法等申出書による申出は不要であること。

   カ 閲覧若しくは視聴又は写し等の交付(写し等の送付により交付を受ける場合を除く。)により開示を受ける場合は、開示決定通知書の提示及び開示を受けようとする者が開示請求者又はその代理人であるかどうかの確認のため前記(2)ア、イ又はウに掲げる書類等の提出又は提示を求めること。

   キ 求める開示の実施方法が「写し等の交付」である場合には、写し等の供与に要する費用の実費負担が必要であること(特定個人情報が記録されている行政文書の開示を受ける場合で、経済的困難その他特別の理由のために当該開示のための写し等の交付費用の全部又は一部を徴収しないことが認められた場合は除く。)。

   ク 送付による写し等の交付を希望する場合には、送付用の郵便切手等も事前に提出することが必要であること。

 (8)受付後の開示請求書の取扱い

    受け付けた開示請求書は、次により取り扱う。

   ア 開示請求があった日

     個人情報窓口において開示請求書を受け付けた日が法第83条第1項の「開示請求があった日」となる。

     したがって、総合窓口で受け付けた場合には、当該受け付けた日が「開示請求があった日」となるものであり、総合窓口から担当課(所)へ開示請求書が届いた日ではないことに留意する。

   イ 開示請求書の送付

   (ア)総合窓口で開示請求書を受け付けた場合

      直ちに担当課(所)へ連絡するとともに、開示請求書を、速やかに担当課(所)へ送付する。

      また、開示請求書の処理経過等を記録し、開示請求書の写しを保管する。

   (イ)各出先機関窓口で開示請求書を受け付けた場合

      直ちに総合窓口及び主務課へ連絡するとともに、開示請求書の写しを総合窓口へ送付する。

      また、開示請求書の処理経過等を記録する。

 

 4 本庁の各課・局等における開示請求書の受付等

   本庁の各課・局等において、開示請求を受け付ける場合においては、3に定めるところに準じて行うものとする。

   また、受け付けたときは、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、開示請求書の写しを総合窓口へ送付する。

 

 5 開示するかどうかの決定等

 (1)請求に係る保有個人情報の記録された行政文書の特定等

   ア 担当課(所)は、総合窓口から開示請求書の送付を受けたときは、開示請求に係る保有個人情報を検索し、開示請求に係る保有個人情報の記録された行政文書の特定を行う。この場合において必要があれば開示請求者に連絡し、開示請求の内容を確認する。その際、確認の内容は備考欄に記載し、記録を残しておく。

     なお、特定に当たっては、開示請求に係る保有個人情報が存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなる場合があることに十分注意する。

   イ 開示請求書に記載された内容に不備があると認められるときは、必要に応じ相当の期間を定めてその箇所の補正を求める。この場合、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

   ウ 開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等から提供されたものであるときその他他の行政機関の長等において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、「6 事案の移送」を検討する(法第85条第1項)。

 (2)内容の検討

   ア 担当課(所)は、開示請求に係る保有個人情報について法第78条第1項各号に該当する不開示情報(施行条例第4条に該当する情報は除く)が含まれているか否か等、速やかに内容の検討を行う。

     なお、不開示情報が含まれている場合にあっては、法第79条の部分開示ができるか等についても検討を行う。

     また、開示の実施方法等についても併せて検討を行う。

   イ 次に掲げる場合においては、第3-7により処理するものとする。

   (ア)開示請求に係る保有個人情報に、国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という)に関する情報が含まれている場合。

   (イ)開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合であって、人の生命、健康、生活若しくは財産を保護するため必要がある又は個人の権利利益を保護するため特に必要があると認め、開示請求者に対し当該保有個人情報を開示する場合。

 (3)開示請求を拒否する場合の処理

   ア 開示請求を拒否する場合

   (ア)下記一～三以外の開示請求がされた場合や開示請求書に法第77条第1項各号に規定する必要的記載事項が記載されていない場合(保有個人情報を特定するに足りる事項の記載が不十分であるため開示請求に係る保有個人情報が特定されていない場合を含む)、本人確認書類や代理人の資格を証明する書類等の提示又は提出がない場合(提示又は提出された書類に不備がある場合も含む)等で、同条第3項の規定により相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず開示請求者が当該期間内に補正に応じない場合等には、当該開示請求を拒否することとなる。

      なお、この場合の補正の求めは、書面で行う。

      一  自己の保有個人情報の開示を請求する場合

      二  未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が当該未成年者若しくは成年被後見人の保有個人情報の開示を請求する場合

      三  本人の委任による代理人が本人に代わって保有個人情報の開示を請求する場合

   (イ)開示請求に係る保有個人情報が開示請求の対象外である場合(第3-2参照)等には、当該開示請求を拒否することとなる。

   (ウ)開示請求が開示請求権の濫用であると判断される場合(民法第1条第3項参照)は、当該開示請求を拒否することとなる。

   (エ)開示請求を拒否する場合、事前に総合窓口に協議するものとする。

   イ 開示請求を拒否する場合の通知等

   (ア)開示請求を拒否したときは、開示請求者に対し保有個人情報不開示決定通知書(別記様式第1-3。以下「不開示決定通知書」という。)により通知する。

   (イ)開示請求を拒否した担当課(所)は、総合窓口へ、決定後直ちに不開示決定通知書の写しを送付する。

      また、出先機関は、主務課に対し、開示請求を拒否した旨の連絡を行う。

 (4)決定期間及び決定期間の延長

   ア 決定期間

     開示請求があったときは、できるだけ早く開示するよう努める。当該開示請求に係る保有個人情報を開示するかどうかの決定は、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うとともに、速やかに開示請求者に通知しなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数(補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数)は当該期間に算入しない。

     また、開示請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。

     なお、開示決定等は、可能な限り速やかに行い、開示請求を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に行うよう努めるものとする。

   イ 決定期間の延長

   (ア)事務処理上の困難その他正当な理由により開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に開示決定等をすることができないときは、30日以内に限り開示決定等をする期間を延長することができる。

   (イ)留意事項は、次のとおりとする。

     a 延長する期間は、事務処理上必要な最小限の期間とする。

     b 延長する場合には、その旨を保有個人情報開示決定等期間延長通知書(別記様式第1-4。以下「開示延長通知書」という。)により、速やかに開示請求者に通知する。

     c 担当課(所)は、開示延長通知書の写しを総合窓口へ送付する。

       また、出先機関は、主務課に対し、延長した旨の連絡を行う。

     d 開示延長通知書の「延長後の期間」欄には、延長後の期間及び延長後の開示決定等期限をそれぞれ記載する。

     e 「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。

 (5)開示決定等の期限の特例の適用

   ア 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示決定等の期限の特例を適用することができる。

     この場合、開示請求に係る保有個人情報のうち、当該開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内に相当の部分につき開示決定等を行い、残りの保有個人情報については、相当の期間内に開示決定等を行う。

   イ 留意事項は、次のとおりとする。

   (ア)開示決定等の期限の特例を適用する場合には、事務処理に要する合理的な期間内に残りの保有個人情報について開示決定等をする。

   (イ)開示決定等の期限の特例を適用する場合には、その旨を保有個人情報開示決定等の期限の特例適用通知書(別記様式第1-5。以下「開示特例適用通知書」という。)により、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に開示請求者に通知する。

   (ウ)担当課(所)は、開示特例適用通知書の写しを総合窓口へ送付する。  

      また、出先機関は、主務課に対し、期限の特例を適用した旨の連絡を行う。

   (エ)開示特例適用通知書の「法第84条の規定(開示決定等の期限の特例)を適用する理由」欄には、法第84条を適用することが必要となった事情を一般の人が理解し得る程度に簡潔に記載する。

   (オ)「残りの保有個人情報について開示決定等をする期限」欄には、開示請求に係る保有個人情報のうち相当の部分について開示決定等を行う期限(開示請求があった日から60日以内であること)及び残りの保有個人情報について開示決定等を終えることが可能であると見込まれる期限を記載する。

   (カ)期限の特例を適用する場合には、その理由等について、総合窓口とあらかじめ協議する。

   ウ 期限の特例を適用し、開示請求に係る保有個人情報の相当の部分を開示した結果、開示請求者が残りの保有個人情報についての開示を希望しないことも考えられるので、必要に応じて、開示請求者の意向を確認するよう努める。

 (6)協議

    担当課(所)は、保有個人情報を開示するかどうかの決定等を行うに当たっては、総合窓口、当該保有個人情報に関係する本庁の各課・局等及び出先機関と、担当課(所)が出先機関の場合には主務課とも、口頭又は書面により協議を行う。ただし、定型的な事案、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。

 (7)決定の決裁

   ア 開示するかどうかの決定の決裁は、千葉県事務決裁規程(昭和31年千葉県訓令第10号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところによる。

   イ 担当課(所)は、開示するかどうかの決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、開示請求者に送付するとともに、総合窓口へ直ちに決定通知書の写しを送付する。

     開示決定通知書を開示請求者に送付する際には、実施方法等申出書を同封する。

     また、出先機関は、主務課に対し、決定した旨の連絡を行う。

 (8)決定通知書の記載事項

   ア 開示決定通知書の記載要領

   (ア)「開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名(全部開示・部分開示)」欄

      保有個人情報が全部開示されるのか、部分開示されるのかについて該当する箇所に○をした上で、開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の特定された件名を正確に記載する。

   (イ)「不開示とした部分とその理由」欄

      全部開示する場合は、「無し」と記載する。

      部分開示する場合は、法第78条第1項各号のいずれかに該当する場合には、該当する不開示条項と当該条項を適用する部分及びその理由を事案の内容に応じて具体的に記載する。複数の不開示条項に該当する場合には、該当する条項ごとに当該条項と当該条項を適用する部分及びその理由を記載する(この欄に記載しきれない場合には、別紙に記載する。)。

   (ウ)「開示しない部分について、その理由が消滅する期日」欄

      一定の期間が経過することにより不開示条項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、その期日が明らかな場合には、不開示条項及び当該条項を適用する理由の消滅する期日を記載する。

      この場合、併せて当該行政文書を含む簿冊等の廃棄予定年月日を「備考」欄に記載する。ただし、不開示理由の消滅する期日までに保存期間が満了する行政文書を含む簿冊等に記録された保有個人情報については、その消滅する期日が属する年度の翌年度の4月1日から更に1年間保存期間の延長の措置をとり、新たな廃棄予定年月日を「備考」欄に記載する。

   (エ)「開示する保有個人情報の利用目的」欄

      法第61条第1項の規定により特定した利用目的を記載する。なお、法第62条第2号又は第3号に該当するため利用目的を記載できない場合には、「法第62条第2号に該当」又は「法第62条第3号に該当」と記載する。

   (オ)「開示の実施の方法等」欄

     a 開示の実施の方法等

       開示決定した保有個人情報について、実施することができる開示の実施方法等を全て記載する。

     ＜記載例＞

     (a)開示請求書に希望する開示の実施方法等が記載されていない場合

(1)開示の実施方法等    次に記載した開示の実施の方法の中から、希望する方法を選択して申し出てください。   ア 事務所における開示(閲覧、複写機により複写したものの交付、○○による複写)   イ 写しの送付の方法

 

     (b)開示請求書において希望する開示の実施方法等により開示の実施ができる場合

(1)開示の実施方法等    保有個人情報開示請求書において希望された開示の実施の方法等により、開示を実施できます。この場合には、開示の実施の方法等の申出は必要ありません。    ＜実施の方法＞ 閲覧 ＜実施の日時＞ ○月○日午後    なお、次に記載した方法のうち保有個人情報開示請求書において希望された開示の実施方法と異なる方法、「(2)事務所における開示を実施することができる日時及び場所」に記載された日時のうち都合のよい日を選択することもできます。この場合には、希望する開示の実施の方法等を選択して申し出てください。   ア 事務所における開示(閲覧、複写機により複写したものの交付)   イ 写しの送付の方法

 

 

     (c)開示請求書において希望した開示の実施方法等により開示の実施ができるが、希望日での実施ができない場合

(1)開示の実施方法    開示請求書において希望された開示の実施の方法により開示を実施できますが、ご希望の日に実施することはできません。「(2)事務所における開示を実施することができる日時及び場所」に記載された日時から、都合のよい日を選択して申し出てください。    ＜実施の方法＞ 閲覧 ＜希望された実施の日時＞ ○月○日午後    ＜実施できない理由＞ 開示対象となる保有個人情報の閲覧準備を○月○日までに完了することができないため。    なお、開示の実施の方法についても、次に記載された方法のうち保有個人情報開示請求書において希望された開示の実施の方法と異なる方法を選択することもできます。   ア 事務所における開示(閲覧、複写機により複写したものの交付)   イ 写しの送付の方法

 

     (d)開示請求書において希望した開示の実施方法等による開示の実施ができない場合

(1)開示の実施の方法    保有個人情報開示請求書において希望された開示の実施の方法による開示の実施はできません。    ＜希望された実施の方法＞ オンラインによる開示の実施    ＜実施できない理由＞ 情報通信処理組織を利用しての開示の実施ができないため。    開示の実施の方法については、次に記載された開示の実施の方法のうちから選択して申し出てください。   ア 事務所における開示(閲覧、複写機により複写したものの交付)   イ 写しの送付の方法

 

     b 事務所における開示を実施することができる日時及び場所

       日時については、開示を受ける者の申出期間を考慮するなど、適切に設定する。

       場所については、事務所名、住所等を明確に記載する。

     ＜記載例＞

(2)事務所における開示を実施することができる日時及び場所    日：○月△日から○月△日まで(土・日曜日、祝祭日を除く。)    時：10時～17時まで    場所：○○事務所○階第○会議室 ○○市○○町○○

 

     c 写しの送付を希望する場合の準備日数、送付に要する費用(見込額)

       写しの送付を行う場合の準備日数を、例えば「写し等の交付申請書の受付及び費用納付の日から○日後までに発送」のように、開示請求者に送付される時期の目途が分かるように記載する。

       交付及び送付に要する費用(見込額)については、自己を本人とする保有個人情報が記録されている行政文書等の写しを送付する場合の送付に要する費用(見込額)を記載する。

   イ 不開示決定通知書の記載要領

   (ア)「開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄

      開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の特定された件名又は内容を正確に記載する。なお、廃棄済みで保有していない場合で件名のみが分かる場合にはそれを記載する。

      一 開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書を保有しておらず、件名が不明な場合、二 前記(3)アにより開示請求を拒否する場合、三 法第81条の規定により存否応答拒否をする場合等は、開示請求書に記載されたとおりに開示請求する保有個人情報の内容(意味が変わらない程度に要約しても差し支えない。)を記載する。

   (イ)「開示をしないこととした理由」欄

      前記(3)アにより開示請求を拒否する場合は、該当する条項(法第77条、第88条等)と拒否する理由を、事案の内容に応じて具体的に記載する。

      法第78条第1項各号のいずれかに該当する場合には、該当する不開示条項と当該条項を適用する理由を事案の内容に応じて具体的に記載する。複数の不開示条項に該当する場合には、該当する条項ごとに当該条項と当該条項を適用する部分及びその理由を記載する(この欄に記載しきれない場合には、別紙に記載する。)。

      また、開示請求に係る保有個人情報を保有していないことが理由となる場合には、保有していない理由を具体的に記載する。

      さらに、法第81条の規定により存否応答拒否をする場合には、保有個人情報の存否を明らかにすることが不開示情報を開示することと同じ結果になる理由を、開示請求に係る保有個人情報が仮に存在するとした場合に適用することとなる不開示条項を示して記載する。

   (ウ)「開示しない理由が消滅する期日」欄

      前記ア(ウ)に同じ。

   (エ)存否応答拒否をする場合の留意点

      開示請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書を保有していないときに不開示決定をし、保有しているときに存否応答拒否をしたのでは、存否応答拒否をする場合には当該行政文書が存在することを開示請求者に推測されるおそれがある。したがって、開示請求の内容に十分注意し、存否応答拒否が必要な類型の開示請求に対しては、当該行政文書の有無にかかわらず、常に存否応答拒否しなければならないことに留意する。

 

 6 事案の移送

 (1)移送の手続

    開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等により提供されたものであるとき、その他他の行政機関の長等において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の行政機関の長等と協議の上、次の手順により処理するものとする。ただし、同一行政機関等内部における担当課(所)の変更でないので注意すること。

    なお、「他の行政機関等」及び「他の行政機関の長等」とは、開示請求を受け付けた実施機関(千葉県知事等)以外の行政機関(国の行政機関、独立行政法人、他の都道府県知事、市区町村長、他の実施機関(教育委員会、人事委員会、企業局等)、地方独立行政法人等)及びその長をいう。

   ア 他の行政機関の長等との協議後、当該他の行政機関の長等に対し、事案を移送する旨を通知するとともに当該事案に係る開示請求書又はその写しを送付する(別記様式第1-6)。

     なお、少なくとも次の一から三までの場合には、移送に関する協議を行うものとする。

    一  開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等から提供されたものである場合

    二  開示請求に係る保有個人情報を記録した行政文書が他の行政機関等と共同作成されたものである場合

    三  開示請求に係る保有個人情報の重要な部分が、他の行政機関等の事務・事業に係るものである場合

   イ 開示請求者に対し、保有個人情報開示請求に係る事案移送通知書(別記様式第1-7)により、事案を移送した旨を通知する。

     なお、開示請求に係る保有個人情報が複数あって、その一部について、他の行政機関の長等に事案を移送する場合には、「移送した事案に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄には、開示請求に係る行政文書及びそのうち移送した部分の両方が明らかになるように記載する。

     また、移送を受けた他の行政機関の長等が複数となる場合には、「移送した事案に係る個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄には、移送を受けた他の行政機関の長等ごとに移送した部分が明らかになるよう記載する。

   ウ 総合窓口に事案を移送した旨を通知する。

   エ 事案を移送した場合には、移送を受けた他の行政機関の長等との連絡調整を密にするとともに、必要な協力を行うものとする。

 (2)その他

   ア 事案が移送されたときは、移送を受けた他の行政機関の長等において移送に係る開示請求についての開示決定等をしなければならない。この場合において、移送をした行政機関の長等が移送前にした行為は、移送を受けた他の行政機関の長等がしたものとみなされる。

   イ 開示請求に係る保有個人情報が番号法第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録された特定個人情報(以下「情報提供等記録」という。)である場合には、事案の移送ができない(番号法第31条)。

   ウ 開示請求を受けた行政機関の長等が当該開示請求に係る保有個人情報を保有していない場合には、保有している他の行政機関等を教示するか、不存在又は存否応答拒否を理由とする不開示決定を行うことになる。

   エ 移送先における開示決定等を行う期限が30日よりも短い可能性もあるため、移送に関する協議は速やかに開始することが望ましい。

     また、移送に係る協議を含め移送に要する日数は、開示決定等を行うまでの期間に算入されることになるため、移送の協議は、開示請求を適法なものとして受け付けた後速やかに開始し、原則1週間以内に終了するものとする。

     なお、移送に関する協議が整わない場合には、移送することはできず、開示請求を受けた行政機関の長等が開示決定等を行うことになる。

 

 7 第三者に関する情報の取扱い

 (1)意見書提出の機会の付与

   ア 任意的意見聴取

     開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれているときは、当該保有個人情報が法第78条第1項各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等開示するかどうかの判断を容易に行うことができる場合を除き、当該第三者に意見書提出の機会を与えるよう努める。

     なお、1件の保有個人情報に多数の第三者に関する情報が記録されている場合には、必要な範囲で行う。

   イ 義務的意見聴取

     第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該第三者に関する情報が法第78条第1項第2号ロ若しくは同項第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき又は当該第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が不明な場合を除き、当該第三者に対し、意見書提出の機会を与えなければならない。

 (2)意見書提出の機会の付与の方法

   ア 任意的意見聴取においては、担当課(所)は、第三者に対して、当該第三者に関する情報が記録されている保有個人情報に係る開示請求書が提出されたこと、当該開示請求の年月日、意見書を提出する場合の提出先及び提出期限等を、保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)(別記様式第1-8)により通知し、当該第三者から保有個人情報の開示決定等に関する意見書(別記様式第1-10)の提出を受けることにより行う。この場合、意見書は1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

     なお、軽易なものについては、電話等口頭により通知することができるが、反対の意思が明らかになった場合には、反対意見書の提出について説明する。

   イ 義務的意見聴取においては、担当課(所)は、第三者に対して、当該第三者の情報が記録されている保有個人情報に係る開示請求書が提出されたこと、当該開示請求の年月日、意見書を提出する場合の提出先並びに提出期限及び法第86条第2項各号のいずれに該当するかの別並びにその理由等を、保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)(別記様式第1-9)により通知し、当該第三者から保有個人情報の開示決定等に関する意見書(別記様式第1-10)の提出を受けることにより行う。この場合、意見書は1週間以内に提出するよう協力を求める。

   ウ 第三者に通知する書面の「開示請求に係る保有個人情報に含まれている(あなた、貴社等)に関する情報の内容」欄には、開示請求者の権利利益を不当に侵害しないように留意しつつ、当該第三者において自己のどのような情報が開示されようとしているか認識できる程度の内容を記載する必要がある。

   エ 通知を行った担当課(所)は、第三者の氏名若しくは名称、住所若しくは所在地、通知年月日、通知の内容又は当該第三者の意見その他参考となる事項を、必要に応じて記録するよう努めるものとする。

 (3)反対意見書を提出したものへの通知

   ア 開示決定をするにあたり、開示請求に係る保有個人情報に自己に関する情報が含まれている第三者に意見聴取を行い、当該第三者から反対意見書が提出されている場合には、開示決定後直ちに、当該第三者に対して、保有個人情報の開示に係る通知書(別記様式第1-11)により、開示決定を行った旨、その理由及び開示実施日を通知する。この通知は、期限の特例を適用して開示される場合や審査請求に対する裁決を受けて開示される場合も同様に行う。

     なお、当該開示決定に対し審査請求を提起しただけでは開示の実施は停止されないので、併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を説明するよう努める(行審法第25条を参照)。

     また、開示しない旨の決定をした場合には、口頭又は書面で通知する。

   イ 保有個人情報の開示に係る通知書(別記様式第1-11)の記載に当たっては、次の点に留意する。

   (ア)本文中、「第107条第1項において準用する同法第86条第3項」を抹消する。

   (イ)「開示される保有個人情報に含まれている     の情報の内容」欄には、決定を受けて、開示する保有個人情報の内容を記載する。

   (ウ)「開示決定に係る年月日等」欄には、開示請求者に対する開示決定通知書の年月日及び文書番号を記載する。

   (エ)「開示することとした理由」欄には、第三者に関する情報が法第78条第1項各号の不開示条項に該当しない理由又は法第80条の規定により個人の権利利益を保護するため特に開示することが必要な理由をできるだけ具体的に記載する。

   (オ)「開示を実施する日」欄には、開示決定をした日から少なくとも2週間を置いた日を記載する。また、開示請求者からの申出により開示を実施する日を変更する場合には、必ず当初の開示実施日より先の日を指定するものとする。

 

 8 保有個人情報の開示の実施

 (1)開示請求に係る保有個人情報の記録された行政文書又は図画の開示の方法

   ア 閲覧の方法

     開示請求に係る保有個人情報の記録された行政文書又は図画については、これらの原本又はその写しを閲覧に供することにより行う。その際、写真機等の使用の申出があった場合は認めるものとする。

     原本を閲覧に供することにより、当該行政文書の汚損、破損につながるおそれがある場合、部分開示をする場合、台帳等日常業務に使用しているもので事務に支障を及ぼすおそれがある場合等は、行政文書の写しにより行うことができる。

   イ 写しの交付の方法

   (ア)開示請求に係る保有個人情報の記録された行政文書又は図画については、複写機により、当該行政文書又は図画の写しを作成し、これを交付することにより行う。

   (イ)開示請求に係る保有個人情報の記録された行政文書が多色刷りの場合にあっては、開示請求者の希望を確認し、その申出があったときは、多色刷りに対応した複写機により当該行政文書の写しを作成して、これを交付する。

   (ウ)写しの作成は、対象となる行政文書の原寸により行う。ただし、複写作業に著しい支障を来たさないと認められる場合であって、開示請求者から申出があったときは、拡大・縮小することにより写しを作成することができる。

   (エ)写しを作成する際の片面・両面の取扱いは、原則として、原本と同様になるように行う。

   (オ)用紙の大きさはA3判以内とする。A3判を超える大きさの行政文書については、原則としてA3判以内の大きさに分割して複写したものを交付する。

   ウ 部分開示の方法

   (ア)不開示部分と開示部分とが別のペ-ジに記録されているときは、

     a 取りはずしのできるものは、不開示部分を取りはずして開示を行う。なお、この場合、不開示部分があることを説明するなどして明確に示す。

     b 取りはずしのできないもの(例 用紙の表・裏の場合、袋とじを行った場合)は、開示部分のみを複写機で複写し、又は不開示部分に袋をかけて閉鎖する。

等の方法により行う。

   (イ)不開示部分と開示部分とが同一ペ-ジに記録されているときは、原本を複写したものにマスキング等を施し、再度複写する。

 (2)開示請求に係る保有個人情報の記録されたマイクロフィルムの開示の方法

   ア マイクロフィルムについては、マイクロプリンタ-により複写したもので閲覧又は写しの交付を行う。

   イ 部分開示の方法は、前記(1)ウと同様とする。

 (3)開示請求に係る保有個人情報の記録された電磁的記録の開示の方法

   ア 閲覧又は視聴の方法

   (ア)録音テ-プ、ビデオテ-プ等音声又は映像が記録されたものについては、それぞれ専用機器により再生したものの視聴により行う。

   (イ)(ア)以外の電磁的記録については、機器整備の状況や部分開示の方法など技術的な問題等を考慮し、原則として、電磁的記録の内容を用紙に出力したものの閲覧により行う。ただし、容易に対応できるときは、パ-ソナルコンピュ-タのディスプレイ装置等の専用機器により再生したものの閲覧により行うことができる。

   (ウ)上記の方法による電磁的記録の開示にあっては、知事は、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、当該電磁的記録を複写したもの又は用紙に出力したものの写しにより、これを行うことができる。

   イ 複写したもの等の交付の方法

   (ア)前記ア(ア)の電磁的記録については、録音テ-プ、ビデオテ-プ等に複写したものの交付により行う。

   (イ)前記ア(イ)の電磁的記録については、原則として、用紙に出力したものの交付により行う。ただし、容易に対応できるときは、当該電磁的記録をCD-R等の他の電磁的記録媒体に複写したものの交付により行うことができる。

   (ウ)開示請求者が、特にCD-R等の電磁的記録媒体に複写したものの交付を希望している場合であって、容易に対応できるときは、希望に応ずるよう努める。

   (エ)(イ)で他の電磁的記録媒体に複写したものの交付により行う場合には、原則として同一のファイル形式により行う。

      また、電磁的記録媒体については、県のシステムに対する安全の確保上、担当課(所)で用意したものを用いて、複写したものの交付を行うこととする。

   (オ)一の開示請求(複数の担当課(所)にまたがらないもの)により複数の保有個人情報を開示請求された場合には、当該複数の保有個人情報を1枚のCD-R等に合わせて複写し、交付することができる。

   ウ 部分開示の方法

   (ア)前記ア(ア)の電磁的記録の場合

      視聴に供することができる部分から不開示情報に係る部分を容易に区分して除くことができ、かつ、不開示情報に係る部分を区分して除いた部分に客観的にみて有意の情報が記録されていると認められる場合に行う。

   (イ)前記ア(イ)の電磁的記録の場合

      原則として、用紙に出力したものに文書又は図画の場合と同様の処理(前記(1)ウ)を行う。

 (4)開示の実施方法等の申出

    保有個人情報の開示は、開示決定通知書で提示した開示の実施方法等のうちから、開示請求者が選択し申出を行った方法等で実施する。

    ただし、開示決定通知書により、開示請求書に記載された開示の実施方法等により保有個人情報を開示することができる旨の通知があった場合において、日時、場所及び方法を変更しないときは、当該申出をする必要はない。

   ア 申出の方法

   (ア)開示の実施方法等の申出は、当該申出に係る開示請求書を受け付けた個人情報窓口に対して、実施方法等申出書を提出することにより行う。なお、担当課(所)に対して実施方法等申出書が提出された場合は、当該課(所)は、直ちにその写しを総合窓口に送付する。

   (イ)当該申出は、開示決定通知があった日から30日以内に行わなければならない。この場合の30日とは、開示を受ける者が開示決定通知書を受け取った日(一般的に通知書の発出から2,3日後と考えられる。)の翌日から起算して30日以内に、実施方法等申出書を投かん等すれば足りる。

   (ウ)30日の申請期間内に申出をすることができなかったことについて、災害や病気療養中等の正当な理由がある場合には、30日経過後であっても申し出ることができる。このため、30日経過後の申出があった場合には、期間内に申出ができなかったことについての正当な理由の有無を審査し、正当な理由があると認められるときは開示をする。

   イ 求める開示の実施方法

   (ア)求める開示の実施方法は、開示決定通知書で提示した方法のうちから選択するものであるので、この点を確認する。開示決定通知書で提示した方法以外の方法を記載している場合には、申出をした開示請求の本人、法定代理人又は任意代理人(以下「申出人」という。)に連絡を取り、開示の実施方法を確定する。また、開示決定に係る保有個人情報について部分ごとに異なる開示の実施方法を求めている場合には、それぞれ求める部分が明確になっているかについて確認する。

   (イ)開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求めている場合で、「○○に関連する部分」などのように開示の実施を求める部分が不明確な記載となっているときには、申出人に対して、開示の実施を求める部分を明確にするよう求める。

   ウ 開示の実施を希望する日

     個人情報窓口における開示の実施を希望する日については、開示決定通知書で提示した日のうちから選択するものであるので、これを確認する。選択した日が複数ある場合や提示した日以外の日を記載している場合には、申出人に連絡を取り、実施日を確定する。

   エ 「写しの送付」の希望の有無

     写しの送付の希望が「有」の場合は、送付に要する費用を後記(8)ウ(オ)の方法により徴収する。

 (5)担当課(所)の職員の事務

   ア 保有個人情報の開示の準備等

     担当課(所)の職員は、開示決定に係る保有個人情報の記録された行政文書を個人情報窓口に持参し、開示の実施の準備をする。

   イ 開示決定通知書の提示の要求等

   (ア)本人に対する開示

      担当課(所)の職員は、開示決定通知書の提示及び前記3(2)アと同様の書類の提示又は提出を求めることにより、保有個人情報の開示を受けようとする者が当該開示請求に係る本人であるかの確認をする。

      なお、開示決定通知書の提示がない場合であっても、保有個人情報の開示を受けようとする者が当該開示請求に係る本人であることが証明されれば、開示の実施を行うことができる。

   (イ)代理人に対する開示

      担当課(所)の職員は、開示決定通知書の提示及び前記3(2)イ又はウと同様の書類の提示又は提出を求めることにより、保有個人情報の開示を受けようとする者が当該開示請求に係る代理人本人であるか及び当該開示請求に係る代理人としての資格を喪失していないかの確認をする。

      なお、開示決定通知書の提示がない場合であっても、保有個人情報の開示を受けようとする者が当該開示請求に係る本人の代理人であることが証明されれば、開示の実施を行うことができる。

   ウ 行政文書の開示

     開示は担当課(所)の職員が行い、必要に応じて、保有個人情報の内容について説明する。

     担当課(所)の職員は、保有個人情報の開示を受けようとする者に対し、次の指示(注意)等をした上で、保有個人情報を閲覧又は視聴させ、又はその写し等を交付する。

   (ア)保有個人情報を閲覧又は視聴する者は、当該保有個人情報の記録された行政文書を改ざんしてはならないこと。

   (イ)保有個人情報を閲覧又は視聴する者は、当該保有個人情報の記録された行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はそれらのおそれのある行為(喫煙等)をしてはならないこと。

   (ウ)保有個人情報を閲覧又は視聴する際、閲覧又は視聴する者が、保有個人情報の記録された行政文書を改ざんし、汚損し、若しくは破損したとき、又はこのような行為をするおそれがあると認められたときは、閲覧又は視聴を停止し、又は禁止すること。

 (6)保有個人情報の閲覧等の実施後の写し等の交付

    当初は閲覧又は視聴のみ希望していた場合でも、開示の当日に写し等の交付を求められることも予想されるが、この場合、原則としてその場で写し等を交付する。ただし、当該写し等の作成に時間を要するときは、送付により又は再度の来庁を求めて交付する。

    また、上記の場合には、実施方法等申出書に閲覧等を実施後に写し等を交付した旨記載する。

 (7)委託等による方法

    担当課(所)において写し等を作成することが困難な場合等には、委託等による方法により行う。この場合の当該委託等に要する実費については、開示請求者の負担とし、金額について事前に説明し、あらかじめ納入されるよう留意する。(例 スライド又は写真フィルムを印画紙に印画したものの交付により行う場合の印画に要する費用)

 (8)写し等の交付

    保有個人情報の写し等の交付は、写し等の交付申請書(別記様式第2-2)の提出を求め、当該申請書により、写し等の種別、枚数等を確認し、写し等の作成に要する費用をあらかじめ徴収したうえで行う。

   ア 写し等の交付部数

     保有個人情報の写し等の交付部数は、開示請求1件につき1部とする。

   イ 費用の額及び徴収の方法

     写し等の作成に要する費用は、次の(ア)に掲げるとおりとし、開示請求者の負担とする。この費用の徴収は、次の(イ)に掲げるところによる。

     なお、施行条例第7条ただし書により、費用負担を徴収しない取扱いを希望する者には、写し等の交付申請書の備考欄にその理由を記載してもらうとともに、生活保護受給者証明書等、理由となる事実を証明する書類の提出を求めたうえ、徴収しない取扱いをした旨を写し等の交付申請書に記載する。

   (ア)費用の額

	種  別	規 格	金  額
一	複写機による単色刷り	A3判まで	1枚当たり    10円
二	複写機による多色刷り	A3判まで	1枚当たり    20円
三	CD-R	-	1枚当たり    40円
四	DVD-R	-	1枚当たり    50円

      備考

      1 一及び二について、A3判を超える大きさのものである場合には、原則としてA3判以内の大きさに分割して複写したものを交付する。

      2 両面刷りは2枚と換算する。

      3 マイクロフィルムをマイクロプリンタ-により複写したものをもって写しの交付を行う場合には、文書又は図画の写しの交付に準じ、一又は二の額とする。

      4 電磁的記録を用紙に出力したものの交付に要する費用は、文書又は図画の写しの交付に準じ、一又は二の額とする。

      5 三及び四以外の電磁的記録媒体(ビデオテ-プ等)により、複写したものの交付を行う場合には、当該電磁的記録媒体の購入経費に相当する額とする。

      6 一から四までにかかわらず、写し等を委託等の方法により作成する場合には、当該委託等に要する費用に相当する額とする。

   (イ)徴収の方法

      写し等の作成に要する費用の収納事務は、千葉県財務規則(昭和39年千葉県規則第13号の2)の定めるところによる。

   ウ 送付による写し等の交付

     送付による写し等の交付は、実施方法等申出書及び写し等の交付申請書に送付による交付を希望する旨の記載があった場合に行うものとし、開示請求者に当該写し等の作成に要する費用及び送付に要する費用の額を示した書類を送付するほか、次の点に留意する。

   (ア)実施方法等申出書及び写し等の交付申請書に記載された住所及び氏名が、開示請求書の記載と一致していることを確認すること。

   (イ)開示請求書に記載された住所又は氏名と実施方法等申出書及び写し等の交付申請書に記載された住所又は氏名が異なる場合には、実施方法等申出書及び写し等の交付申請書に記載された住所及び氏名を前記3(2)オに準じて確認すること。

   (ウ)写し等の送付先は住所であること。

   (エ)写し等を送付する際は、当該写し等の作成に要する費用に係る領収証書も送付すること。

   (オ)送付に要する費用は、開示請求者の負担とし、あらかじめ、郵便切手等(郵便切手(レタ-パックを含む。)又は知事が定めるこれに類する証票)又は郵便切手等代金の提供を受ける方法により徴収すること。

 (9)開示の内容の連絡

     開示請求に応じて保有個人情報の開示を実施した担当課(所)は、必要に応じ、関係課・局等及び出先機関(他の実施機関を含む。)並びに当該保有個人情報の収集先に対して、当該保有個人情報の開示の内容を連絡する。

 

 9 試験結果等の提供

   担当課(所)は、当該課(所)が所管している試験等について、当該試験等の受験者、その法定代理人(当該受験者の同意がある者に限る。)又は任意代理人(以下「受験者等」という。)から、当該受験者に係る当該試験等の結果等(点数、得点及び得点が基準に達しなかった考査方法等)について口頭による提供の申出があった場合には、申し出た者が当該受験者等であることを確認した上で、速やかに当該試験等の結果等を提供するよう努めるものとする。

   この場合、受験者等であることの確認は、前記3(2)ア、イ又はウに準じて行う。なお、受験者が申出を行う場合においては、申し出た者と当該受験者の顔写真を照合し得る受験票等の提示による確認を行うことができる。

   また、受験者の同意を得た法定代理人における、当該同意の有無の確認は、委任状による確認その他適切な方法により行う。

関連リンク

第4から第5【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その2）】 第6から第11【個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その3）】