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更新日：令和5(2023)年4月20日

ページ番号：582698

個人情報の保護に関する法律等に基づき知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱（その2）

(令和5年4月1日制定)

（目次）第4 訂正請求に係る事務｜第5 利用停止請求に係る事務

要綱本文

第4 訂正請求に係る事務

1 個人情報窓口における相談及び案内

(1)訂正請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、訂正請求の内容が訂正請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。

(2)訂正請求をする場合には、訂正請求に係る保有個人情報について、法第82条第1項の決定により開示(法第88条第1項の規定により開示を受けた場合を含む。)を受けていることが必要であるので、訂正請求者に開示決定通知書の提示を求める等の方法により確認する。開示を受けていない場合は、開示請求をして当該決定により開示を受ける必要がある旨を説明する。

法の規定による開示決定に基づく開示を受けずに、何らかの方法により入手した情報について直接、訂正請求が行われることも考えられるが、この場合には、まず、法の規定による開示決定を受ける必要があること及び法の規定による開示請求手続等について教示するなど適切な情報提供を行う。なお、開示請求手続を経ることなく行われた訂正請求については、法第93条第2項の規定に基づき訂正しない旨の決定を行う。

2 個人情報窓口における保有個人情報訂正請求書の受付等

(1)訂正請求の方法

ア訂正請求は、訂正請求をしようとする者が、必要事項を正確に記載した保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)を、第3-3(1)アに掲げる方法で、個人情報窓口に提出することにより行う。

イ原則として、訂正請求書は保有個人情報1件ごとに作成するよう指導するものとする。ただし、同一の担当課(所)に、相互に密接な関連のある複数の保有個人情報について訂正請求しようとする場合は、1枚の訂正請求書に記載することとして差し支えない。

(2)本人等であることの確認

第3-3(2)の規定を準用する。

この場合、「開示請求」とあるのは「訂正請求」、「開示請求書」とあるのは「訂正請求書」及び「開示請求者」とあるのは「訂正請求者」と読み替える。

(3)訂正請求書の記載事項を確認する際の留意事項

ア氏名、住所又は居所、連絡先電話番号

(ア)決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、訂正請求者の氏名、住所又は居所を正確に記載してもらう。

(イ)訂正請求者と確実かつ迅速に連絡が可能な電話番号を記載してもらう。

(ウ)代理人による訂正請求で、かつ、代理人が法人である場合は、主たる事務所の所在地、法人の名称、代表者の氏名、担当者名及び連絡先電話番号を記入してもらう。

イ「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄

法第90条第1項第1号又は第2号に掲げる保有個人情報の開示の実施を受けた日を記載してもらう。

ウ「訂正請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名等」欄

開示決定通知書の文書番号、通知年月日及び「開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名(全部開示・部分開示)」欄に記載された行政文書の件名(法第88条第1項の規定により開示を受けた場合においては、他の法令等の規定に定める決定通知書の記載内容により特定された行政文書の件名等)を記載してもらう。

エ「訂正請求の趣旨及び理由」欄

(ア)趣旨

どの箇所をどのように訂正するかを具体的に分かるように記載してもらう。例えば、「○○を△△に訂正せよ」、「○○を削除せよ」等)とする。

なお、訂正請求は事実の誤りの場合のみ行うことができるものであり、事実の誤り以外(評価や判断の内容)の訂正を求めることはできない旨留意する。

(イ)理由

訂正を請求する理由を具体的に分かるように記載してもらう。例えば、「○○に記載されている私の住所に関する情報は転居前の情報であり、現在住民票に記載されている住所と異なっているため」等とする。

オ本人確認等

訂正請求者の種類及び提示又は提出する本人確認書類をア、イから選択し、該当する□にレを記入してもらう。

代理人が開示請求をする場合は、ウ(ア)の該当する□にレを記入してもらい、本人の氏名及び住所又は居所を(イ)、(ウ)に記入してもらう。

また、当該本人が未成年者である場合にあっては、ウ(ア)に当該本人の生年月日を記入してもらう。

カ代理人が請求する場合の確認書類

提示又は提出する請求資格確認書類をエ又はオから選択し、該当する□にレを記入してもらう。

(4)訂正請求書の職員記入欄の留意事項

ア「担当課(所)」欄

担当課(所)の名称を記載する。

イ「備考」欄

請求に係る保有個人情報の特定及び検索を行う上で参考となる事項がある場合は、担当課(所)と連絡の上、当該事項を請求者から聴取し、記載するほか、他の欄に記載できなかったこと、今後の事務処理上参考となる事項等を記載する。

(5)訂正請求書の補正

提出された訂正請求書に必要事項の記載漏れ(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)がある場合や訂正の具体的な内容が明確でない場合、訂正の理由の記載が不十分である場合、本人確認書類や代理人資格証明書類等が未提示又は未提出である場合、当該書類に不備がある場合等の形式上の不備があるときは、訂正請求者に対してその箇所の補正を求めることができる。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは所要の情報の提供に努める。

(6)訂正請求書の受付

ア受付時の取扱い

(ア)提出のあった訂正請求書は、必要事項の記載を確認の上、個人情報窓口において受け付ける。

(イ)受付は収受印を押印して行う。

(ウ)訂正請求書の受付を行う個人情報窓口には、訂正請求書の処理経過等の記録(保有個人情報開示請求書等処理簿(別記様式第6)等)を備え置き、常に処理経過等が把握できるようにしておく。

イ保有個人情報を保有していない場合の訂正請求の取扱い

訂正請求に係る保有個人情報を明らかに保有していないと認められるときは、訂正請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。

ウ訂正決定等に特に長期間を要すると認められる場合の取扱い

訂正決定等に特に長期間を要すると認められる場合には、訂正請求書を受け付ける前に、当該訂正請求の趣旨を確認するとともに、事務処理上の支障等を説明し、抽出請求などについて理解を得るよう努める。

(7)訂正請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

収受印を押印した訂正請求書の写しを訂正請求者に交付するとともに、原則として、次に掲げる事項の説明をする。ただし、郵送による請求の場合はこの限りではない。

ア訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に当該請求に係る保有個人情報の訂正決定等をすること。

イ訂正決定等(訂正請求を拒否する場合を含む。)をしたときは、訂正請求者に対し書面により通知すること。

ウ事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、訂正請求者に対し、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知すること。なお、決定期間の延長は30日を限度とするものであること。

エ訂正決定等に特に長期間を要し、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて訂正決定等をすることができないと認められる場合には、訂正決定等の期限の特例を適用すること。この場合、訂正請求者に対し、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知するものであること。

(8)受付後の訂正請求書の取扱い

受け付けた訂正請求書は、次により取り扱う。

ア訂正請求があった日

個人情報窓口において訂正請求書を受け付けた日が法第94条第1項の「訂正請求があった日」となる。

したがって、総合窓口で受け付けた場合には、当該受け付けた日が「訂正請求があった日」となるものであり、総合窓口から担当課(所)へ訂正請求書が届いた日ではないことに留意する。

イ訂正請求書の送付

(ア)総合窓口で訂正請求書を受け付けた場合

直ちに担当課(所)へ連絡するとともに、訂正請求書を、速やかに担当課(所)へ送付する。

また、訂正請求書の処理経過等を記録し、訂正請求書の写しを保管する。

(イ)各出先機関窓口で訂正請求書を受け付けた場合

直ちに総合窓口及び主務課へ連絡するとともに、訂正請求書の写しを総合窓口へ送付する。

また、訂正請求書の処理経過等を記録する。

3 本庁の各課・局等における訂正請求書の受付等

本庁の各課・局等において、訂正請求を受け付ける場合においては、前記1(2)に定めるところにより開示を受けていることの確認をした上、前記2に定めるところに準じて行うものとする。

また、受け付けたときは、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、訂正請求書の写しを総合窓口へ送付する。

4 訂正するかどうかの決定等

(1)調査

ア調査の実施

担当課(所)は、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、訂正請求に係る保有個人情報について、事実の誤りがあるかどうか、速やかに調査を行う。

イ調査に当たっての留意事項

関係者への事情聴取を行うときは、原則として請求者の個人としての識別性を消去して聴取を行う等請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。

(2)訂正請求を拒否する場合の処理

ア訂正請求を拒否する場合

下記一～三以外の訂正請求がされた場合や訂正請求に係る保有個人情報について法の規定による開示決定に基づく開示(法第88条第1項の他の法令の規定による開示を含む。)を受けていない場合、訂正請求書に法第91条第1項各号に規定する必要的記載事項が記載されていない場合等で、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず訂正請求者が当該期間内に補正に応じない等の場合には、当該訂正請求を拒否することとなる。

一自己の保有個人情報の訂正を請求する場合

二未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が当該未成年者若しくは成年被後見人の保有個人情報の訂正を請求する場合

三本人の委任による代理人が本人に代わって保有個人情報の訂正を請求する場合

イ訂正請求を拒否する場合の通知等

(ア)訂正請求を拒否したときは、訂正請求者に対し保有個人情報不訂正決定通知書(別記様式第3-3。以下「不訂正決定通知書」という。)により通知する。

(イ)訂正請求を拒否した担当課(所)は、総合窓口へ、拒否後直ちに不訂正決定通知書の写しを送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、訂正請求を拒否した旨の連絡を行う。

(3)決定期間及び決定期間の延長

ア決定期間

訂正請求があったときは、できるだけ早く訂正するよう努める。当該訂正請求に係る保有個人情報を訂正するかどうかの決定は、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うとともに、速やかに訂正請求者に通知しなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数(補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数)は当該期間に算入しない。

また、訂正請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。

イ決定期間の延長

(ア)事務処理上の困難その他正当な理由により訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に訂正決定等をすることができないときは、30日以内に限り訂正決定等をする期間を延長することができる。

(イ)留意事項は、次のとおりとする。

a 延長する期間は、事務処理上必要な最小限の期間とする。

b 延長する場合には、その旨を保有個人情報訂正決定等期間延長通知書(別記様式第3-4。以下「訂正延長通知書」という。)により、速やかに訂正請求者に通知する。

c 担当課(所)は、訂正延長通知書の写しを総合窓口へ送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、延長した旨の連絡を行う。

d 訂正延長通知書の「延長後の期間」欄には、延長後の期間及び延長後の訂正決定等期限を記載する。

e 「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。

(4)訂正決定等の期限の特例の適用

ア訂正決定等に特に長期間を要し、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて訂正決定等をすることができないと認められる場合には、訂正決定等の期限の特例を適用することができる。

イ留意事項は、次のとおりとする。

(ア)訂正決定等の期限の特例を適用する場合には、事務処理に要する合理的な期間内に訂正決定等をする。

(イ)訂正決定等の期限の特例を適用する場合には、その旨を保有個人情報訂正決定等の期限の特例適用通知書(別記様式第3-5。以下「訂正特例適用通知書」という。)により、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に訂正請求者に通知する。

(ウ)担当課(所)は、訂正特例適用通知書の写しを総合窓口へ送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、期限の特例を適用した旨の連絡を行う。

(エ)訂正特例適用通知書の「法第95条の規定(訂正決定等の期限の特例)を適用する理由」欄には、法第95条を適用することが必要となった事情を一般の人が理解し得る程度に簡潔に記載する。

(オ)「訂正決定等をする期限」欄には、期限の特例を適用し、訂正決定等をする期限を記載する。

(カ)期限の特例を適用する場合には、その理由等について、総合窓口とあらかじめ協議する。

(5)協議

担当課(所)は、保有個人情報を訂正するかどうかの決定等を行うに当たっては、総合窓口、当該保有個人情報に関係する本庁の各課・局等及び出先機関と、担当課(所)が出先機関の場合には主務課とも、口頭又は書面により協議を行う。ただし、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。

(6)決定の決裁

ア訂正するかどうかの決定の決裁は、事務決裁規程の定めるところによる。

イ担当課(所)は、訂正するかどうかの決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、訂正請求者に送付するとともに、総合窓口へ直ちに決定通知書の写しを送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、決定した旨の連絡を行う。

(7)決定通知書の記載事項

ア保有個人情報訂正決定通知書(別記様式第3-2)の記載要領

(ア)「訂正決定をする内容及び理由」欄

訂正前と訂正後の保有個人情報の内容及び当該訂正をした理由を記載する。

(イ)訂正請求に基づき、当該請求内容の一部について訂正を実施することを決定した場合(例えば、訂正請求書には10か所の訂正が記載されているが、訂正の決定はこのうちの5か所だけとした場合等)には、不訂正とした部分及びその理由も記載する。

イ不訂正決定通知書の記載要領

「訂正しないこととした理由」欄

不訂正とした理由を訂正請求者が明確に認識できるよう、可能な限り具体的に記載する。また、該当する不訂正理由は全て記載する。

5 事案の移送

(1)移送の手続

訂正請求に係る保有個人情報が法第85条第3項の規定による事案の移送に基づく開示に係るものであるとき、その他他の行政機関の長等において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の行政機関の長等と協議の上、次の手順により処理するものとする。ただし、同一行政機関内部における担当課(所)の変更でないので注意すること。

ア他の行政機関の長等との協議後、当該他の行政機関の長等に対し、事案を移送する旨を通知するとともに当該事案に係る訂正請求書又はその写しを送付する(別記様式第3-6)。

イ訂正請求者に対し、保有個人情報訂正請求に係る事案移送通知書(別記様式第3-7)により、事案を移送した旨を通知する。

なお、訂正請求に係る保有個人情報が複数あって、その一部について、他の行政機関の長等に事案を移送する場合には、「移送した事案に係る保有得個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄には、訂正請求に係る保有個人情報が記録された行政文書及びそのうち移送した部分の両方が明らかになるように記載する。

また、移送を受けた他の行政機関の長等が複数となる場合には、「移送した事案に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄には、移送を受けた他の行政機関の長等ごとに移送した部分が明らかになるよう記載する。

ウ総合窓口に事案を移送した旨を通知する。

エ事案を移送した場合には、移送を受けた他の行政機関の長等との連絡調整を密にするとともに、必要な協力を行うものとする。

(2)その他

ア事案が移送されたときは、移送を受けた他の行政機関の長等において移送に係る訂正請求についての訂正決定等をしなければならない。移送をした行政機関の長等が移送前にした行為は、移送を受けた他の行政機関の長等がしたものとみなされる。

なお、移送先において訂正決定を行った場合には、移送した行政機関等において訂正の実施を行う。

イ訂正請求に係る保有個人情報が情報提供等記録である場合には、事案の移送ができない(番号法第31条)。

ウ訂正請求を受けた行政機関の長等が当該訂正請求に係る保有個人情報を保有していない場合には、保有している他の行政機関等を教示するか、不存在を理由とする不訂正決定を行うことになる。

6 保有個人情報の訂正の実施

(1)訂正の実施時期

担当課(所)は、訂正することと決定したときは、速やかに訂正しなければならない。ただし、電算処理等の事務処理に係るものについては、合理的な期間をおいて訂正することができる。

(2)訂正の方法

ア通常の場合(後記イ以外の場合)

訂正は、次に掲げる方法によるほか、保有個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行う。

(ア)誤っていた保有個人情報を完全に消去し、新たに記載(入力)する方法

(イ)誤っていた保有個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法

(ウ)保有個人情報の誤りの部分にアンダ-ラインを引く等の方法により誤りの部分を明示した上、別紙において保有個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載して添付する方法

イ情報提供等記録を訂正する場合

訂正は、訂正内容に応じ、適切な方法により行う。

(3)保有個人情報の提供先への訂正の内容の通知

ア通常の場合(後記イ以外の場合)

訂正請求に応じて保有個人情報の訂正を実施した担当課(所)は、訂正に係る保有個人情報の内容や提供先における利用目的を勘案し、必要があると認めるとき(提供先において当該保有個人情報を基に行政処分等が行われる場合等)は、保有個人情報の訂正実施通知書(別記様式第3-8)により当該保有個人情報の提供先に対して、遅滞なく、当該保有個人情報の訂正の内容を通知する。

イ情報提供等記録を訂正した場合

訂正請求に応じて情報提供等記録の訂正を実施した担当課(所)は、必要があると認めるときは、情報提供等記録の訂正実施通知書(別記様式第3-9)により、情報照会者(千葉県知事に対し特定個人情報の提供の求めがあった場合)又は情報提供者(千葉県知事が特定個人情報の提供を求めた場合)及び内閣総理大臣に対し、情報提供等記録の内容、訂正内容、訂正の実施をした日を通知する。

なお、当該通知書の「備考」欄には、情報照会者又は情報提供者の部署名を記載する。

第5 利用停止請求に係る事務

1 個人情報窓口における相談及び案内

(1)利用停止請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、利用停止請求の内容が利用停止請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。

(2)利用停止請求をする場合には、利用停止請求に係る保有個人情報について、法第82条第1項の決定により開示(法第88条第1項の規定により開示を受けた場合を含む。)を受けていることが必要であるので、利用停止請求者に開示決定通知書の提示を求める等の方法により、既に開示を受けていることを確認する。開示を受けていない場合は、開示請求をして当該決定により開示を受ける必要がある旨を説明する。

法の規定による開示決定に基づく開示を受けずに、何らかの方法により入手した情報について直接、利用停止請求が行われることも考えられるが、この場合には、まず、法の規定による開示決定を受ける必要があること及び法の規定による開示請求手続等について教示するなど適切な情報提供を行う。なお、開示請求手続を経ることなく行われた利用停止請求については、法第101条第2項の規定に基づき利用停止しない旨の決定を行う。

特定個人情報については、番号法第30条の規定による読み替え後の法第98条が適用される。情報提供等記録については、利用停止請求の対象外とされている(番号法第31条)。

2 個人情報窓口における保有個人情報利用停止請求書の受付等

(1)利用停止請求の方法

ア利用停止請求は、利用停止請求しようとする者が、必要事項を正確に記載した保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)を、第3-3(1)アに掲げる方法で、個人情報窓口に提出することにより行う。

イ原則として、利用停止請求書は保有個人情報1件ごとに作成するよう指導するものとする。ただし、同一の担当課(所)に、相互に密接な関連のある複数の保有個人情報について利用停止請求しようとする場合は、1枚の利用停止請求書に記載することとして差し支えない。

(2)本人等であることの確認

第3-3(2)の規定を準用する。

この場合、「開示請求」とあるのは「利用停止請求」、「開示請求書」とあるのは「利用停止請求書」及び「開示請求者」とあるのは「利用停止請求者」と読み替える。

(3)利用停止請求書の記載事項を確認する際の留意事項

ア氏名、住所又は居所、連絡先電話番号

(ア)決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、利用停止請求者の氏名、住所又は居所を正確に記載してもらう。

(イ)利用停止請求者と確実かつ迅速に連絡が可能な電話番号を記載してもらう。

(ウ)代理人による利用停止請求で、かつ、代理人が法人である場合は、主たる事務所の所在地、法人の名称、代表者の氏名、担当者名及び連絡先電話番号を記入してもらう。

イ「利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄

法第90条第1項第1号又は第2号に掲げる保有個人情報の開示の実施を受けた日を記載してもらう。

ウ「利用停止請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名等」欄

開示決定通知書の文書番号、通知年月日及び「開示請求に係る保有個人情報を記録する行政文書の件名(全部開示・部分開示)」欄に記された行政文書の件名(法第88条第1項の規定により開示を受けた場合においては、他の法令等の規定に定める決定通知書の記載内容により特定された行政文書の件名等)を記載してもらう。

エ「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」欄

利用停止を請求する保有個人情報の内容が特定できるよう具体的に記載してもらう。

オ「利用停止請求の趣旨及び理由」欄

(ア)趣旨

「第1号該当」、「第2号該当」のいずれか該当する□にレ点を記入してもらう。

(イ)理由

利用停止請求の趣旨を裏付ける根拠を明確かつ簡潔に記載してもらう。例えば、「○○項目に記載されている情報は、●●事務の目的外で利用されているため」、「△△課が△△名簿を□□に目的外に提供しているため」等とする。

カ本人確認等

利用停止請求者の種類及び提示又は提出する本人確認書類をア、イから選択し、該当する□にレを記入してもらう。

代理人が開示請求をする場合は、ウ(ア)の該当する□にレを記入してもらい、本人の氏名及び住所又は居所を(イ)、(ウ)に記入してもらう。

また、当該本人が未成年者である場合にあっては、ウ(ア)に当該本人の生年月日を記入してもらう。

キ代理人が請求する場合の確認書類

提示又は提出する請求資格確認書類をエ又はオから選択し、該当する□にレを記入してもらう。

(4)利用停止請求書の職員記入欄の留意事項

ア「担当課(所)」欄

担当課(所)の名称を記載する。

イ「備考」欄

(5)利用停止請求書の補正

提出された利用停止請求書に必要事項の記載漏れ(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)がある場合や利用停止の具体的な内容が明確でない場合、利用停止の理由の記載が不十分である場合、本人確認書類や代理人資格証明書類等が未提示又は未提出である場合、当該書類に不備がある場合等の形式上の不備があるときは、利用停止請求者に対してその箇所の補正を求めることができる。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは所要の情報の提供に努める。

(6)利用停止請求書の受付

ア受付時の取扱い

(ア)提出のあった利用停止請求書は、必要事項の記載を確認の上、個人情報窓口において受け付ける。

(イ)受付は収受印を押印して行う。

(ウ)利用停止請求書の受付を行う個人情報窓口には、利用停止請求書の処理経過等の記録(保有個人情報開示請求書等処理簿(別記様式第6)等)を備え置き、常に処理経過等が把握できるようにしておく。

イ保有個人情報を保有していない場合の利用停止請求の取扱い

利用停止請求に係る保有個人情報を明らかに保有していないと認められるときは、利用停止請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。

ウ利用停止決定等に特に長期間を要すると認められる場合の取扱い

利用停止決定等に特に長期間を要すると認められる場合には、利用停止請求書を受け付ける前に、当該利用停止請求の趣旨を確認するとともに、事務処理上の支障等を説明し、抽出請求などについて理解を得るよう努める。

(7)利用停止請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

収受印を押印した利用停止請求書の写しを利用停止請求者に交付するとともに、原則として、次に掲げる事項の説明をする。ただし、郵送による請求の場合はこの限りではない。

ア利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に当該請求に係る保有個人情報の利用停止決定等をすること。

イ利用停止決定等(利用停止請求を拒否する場合を含む。)をしたときは、利用停止請求者に対し書面により通知すること。

ウ事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、利用停止請求者に対し、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知すること。なお、決定期間の延長は30日を限度とするものであること。

エ利用停止決定等に特に長期間を要し、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて利用停止決定等をすることができないと認められる場合には、利用停止決定等の期限の特例を適用すること。この場合、利用停止請求者に対し、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知するものであること。

(8)受付後の利用停止請求書の取扱い

受け付けた利用停止請求書は、次により取り扱う。

ア利用停止請求があった日

個人情報窓口において利用停止請求書を受け付けた日が法第102条第1項の「利用停止請求があった日」となる。

したがって、総合窓口で受け付けた場合には、当該受け付けた日が「利用停止請求があった日」となるものであり、総合窓口から担当課(所)へ利用停止請求書が届いた日ではないことに留意する。

イ利用停止請求書の送付

(ア)総合窓口で利用停止請求書を受け付けた場合

直ちに担当課(所)へ連絡するとともに、利用停止請求書を、速やかに担当課(所)へ送付する。

また、利用停止請求書の処理経過等を記録し、利用停止請求書の写しを保管する。

(イ)各出先機関窓口で利用停止請求書を受け付けた場合

直ちに総合窓口及び主務課へ連絡するとともに、利用停止請求書の写しを総合窓口へ送付する。また、利用停止請求書の処理経過等を記録する。

3 本庁の各課・局等における利用停止請求書の受付等

本庁の各課・局等において、利用停止請求を受け付ける場合においては、前記1(2)に定めるところにより開示を受けていることの確認をした上、前記2に定めるところに準じて行うものとする。

また、受け付けたときは、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、利用停止請求書の写しを総合窓口へ送付する。

4 利用停止するかどうかの決定等

(1)調査

ア調査の実施

担当課(所)は、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、利用停止請求に係る保有個人情報について、法第98条第1号又は第2号に該当する取扱いが行われているかどうかについて調査を行う。

イ調査に当たっての留意事項

(2)利用停止請求を拒否する場合の処理

ア利用停止請求を拒否する場合の決定

下記一～三以外の利用停止請求がされた場合や利用停止請求に係る保有個人情報について法の規定による開示決定に基づく開示(法第88条第1項の他の法令の規定による開示を含む。)を受けていない場合、利用停止請求書に法第99条第1項各号に規定する必要的記載事項が記載されていない場合等で、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず利用停止請求者が当該期間内に補正に応じない等の場合には、当該利用停止請求を拒否することとなる。

一自己の保有個人情報の利用停止を請求する場合

二未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が当該未成年者若しくは成年被後見人の保有個人情報の利用停止を請求する場合

三本人の委任による代理人が本人に代わって保有個人情報の利用停止を請求する場合

イ利用停止請求を拒否する場合の通知等

(ア)利用停止請求を拒否したときは、利用停止請求者に対し保有個人情報不利用停止決定通知書(別記様式第4-3。以下「不利用停止決定通知書」という。)により通知する。

(イ)利用停止請求を拒否した担当課(所)は、総合窓口へ、拒否後直ちに不利用停止決定通知書の写しを送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、利用停止請求を拒否した旨の連絡を行う。

ウ調査結果に基づく検討

担当課(所)は、調査の結果に基づいて利用停止請求に係る事実が確認された場合は、請求に係る保有個人情報の利用停止を行うかどうかをその方法・内容を含めて検討する。この場合において、当該保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、利用停止をしないとすることもできる。

また、利用停止請求者と同様に取り扱われている請求者以外の者の保有個人情報の取扱いについても、併せて利用停止を行うかどうかの検討を行うものとする。

(3)決定期間及び決定期間の延長

ア決定期間

利用停止請求があったときは、できるだけ早く利用停止するよう努める。当該利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止するかどうかの決定は、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うとともに、速やかに利用停止請求者に通知しなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数(補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数)は当該期間に算入しない。

また、利用停止請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。

イ決定期間の延長

(ア)事務処理上の困難その他正当な理由により利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に利用停止決定等をすることができないときは、30日以内に限り利用停止決定等をする期間を延長することができる。

(イ)留意事項は、次のとおりとする。

a 延長する期間は、事務処理上必要な最小限の期間とする。

b 延長する場合には、その旨を保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書(別記様式第4-4。以下「利用停止延長通知書」という。)により、速やかに利用停止請求者に通知する。

c 担当課(所)は、利用停止延長通知書の写しを総合窓口へ送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、延長した旨の連絡を行う。

d 利用停止延長通知書の「延長後の期間」欄には、延長後の期間及び延長後の利用停止決定等期限を記載する。

e 「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。

(4)利用停止決定等の期限の特例の適用

ア利用停止決定等に特に長期間を要し、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて利用停止決定等をすることができないと認められる場合には、利用停止請求者に対して、利用停止決定等の期限の特例を適用することができる。

イ留意事項は、次のとおりとする。

(ア)利用停止決定等の期限の特例を適用する場合には、事務処理に要する合理的な期間内に利用停止決定等をする。

(イ)利用停止決定等の期限の特例を適用する場合には、その旨を保有個人情報利用停止決定等の期限の特例適用通知書(別記様式第4-5。以下「利用停止特例適用通知書」という。)により、利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に利用停止請求者に通知する。

(ウ)担当課(所)は、利用停止特例適用通知書の写しを総合窓口へ送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、期限の特例を適用した旨の連絡を行う。

(エ)利用停止特例適用通知書の「法第103条の規定(利用停止決定等の期限の特例)を適用する理由」欄には、法第103条を適用することが必要となった事情を一般の人が理解し得る程度に簡潔に記載する。

(オ)「利用停止決定等をする期限」欄には、期限の特例を適用し、利用停止決定等をする期限を記載する。

(キ)期限の特例を適用する場合には、その理由等について、総合窓口とあらかじめ協議する。

(5)協議

担当課(所)は、保有個人情報を利用停止するかどうかの決定等を行うに当たっては、総合窓口、当該保有個人情報に関係する本庁の各課・局等及び出先機関と、担当課(所)が出先機関の場合には主務課とも、口頭又は書面により協議を行う。ただし、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。

(6)決定の決裁

ア利用停止するかどうかの決定の決裁は、事務決裁規程の定めるところによる。

イ担当課(所)は、利用停止するかどうかの決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、利用停止請求者に送付するとともに、総合窓口へ直ちに決定通知書の写しを送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、決定した旨の連絡を行う。

(7)決定通知書の記載事項

ア保有個人情報利用停止決定通知書(別記様式第4-2)の記載要領

(ア)「利用停止決定をする内容及び理由」欄

利用停止決定の内容を記載する。例えば、「上記行政文書に記載されたあなたの○○に関する個人情報の□□への提供を停止する」と記載する。

また、利用停止をする理由が具体的にわかるように記載する。例えば、「当該提供は△△事務の目的を超えたものであり、法第○○条第○○項に違反した取扱いと認められるため。」と記載する。

(イ)利用停止請求に基づき、当該請求内容の一部について利用停止を実施することを決定した場合(例えば、利用停止請求書には10か所の利用停止が記載されているが、利用停止の決定はこのうちの5か所だけとした場合等)には、利用停止決定を行う。また、保有個人情報の消去を求めているが利用の停止を決定する場合等のように、当該利用停止請求を受けて必ずしも請求の趣旨どおりの利用停止決定を行わなくても請求に理由があると認めて何らかの利用停止を行う場合にも、利用停止決定を行うこととなる。これらの場合、不利用停止とした部分及びその理由、利用停止請求の趣旨と異なる利用停止を行うことを決定した理由等についても記載する。

イ不利用停止決定通知書の記載要領

(ア)「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」欄

利用停止請求書に記載されたとおりに利用停止請求に係る保有個人情報の内容を記載する(意味が変わらない程度に要約しても差し支えない。)。

(イ)「利用停止をしないこととした理由」欄

利用停止請求のあった保有個人情報について、利用停止の趣旨のとおり利用停止をしない理由を利用停止請求者が明確に認識できるよう、可能な限り具体的に記載する。また、該当する不利用停止理由は全て記載する。

例えば、「利用停止請求に係る上記の保有個人情報の□□事務への利用は、△△事務の執行という目的の範囲を超えたものであり、法第○○条第○○項に違反した取扱いと認められます。しかし、当該保有個人情報の□□事務への利用を停止することは○○という理由から□□事務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められますので、当該利用を停止しません。」と記載する。

5 保有個人情報の利用停止の実施

(1)利用停止の実施時期

担当課(所)は、利用停止することと決定したときは、速やかに利用停止しなければならない。ただし、電算処理等の事務処理に係るものについては、合理的な期間をおいて行うことができるものとする。

(2)利用停止の方法

利用停止は、次に掲げる方法によるほか、保有個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。

ア当該保有個人情報の消去

イ当該保有個人情報の利用停止請求に係る目的への利用の停止

ウ当該保有個人情報の利用停止請求に係る提供先への提供の停止

(3)利用停止の内容の連絡

利用停止請求に応じて保有個人情報の利用停止を実施した担当課(所)は、必要に応じ、関係課・局等及び出先機関(他の行政機関等を含む。)並びに当該保有個人情報の収集先及び提供先に対して、当該保有個人情報の利用停止の内容を連絡するものとする。