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更新日:令和6(2024)年4月8日
ページ番号:23731
担当課(所)は、利用停止等することと決定したときは、速やかに利用停止等しなければならない。ただし、電算処理等の事務処理に係るものについては、合理的な期間をおいて行うことができるものとする。
利用停止等は、次に掲げる方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。
利用停止等請求に応じて個人情報の利用停止等を実施した担当課(所)は、必要に応じ、関係課・局等及び出先機関(他の実施機関を含む。)並びに当該個人情報の収集先及び提供先に対して、当該個人情報の利用停止等の内容を連絡するものとする。
開示決定等(開示請求を拒否する決定を含む。)、訂正決定等(訂正請求を拒否する決定を含む。)及び利用停止等決定等(利用停止等請求を拒否する決定を含む。)(以下「第6審査請求があった場合の取扱い」において「決定等」という。)について、行政不服審査法に基づく審査請求があった場合には、次により取り扱う。
審査請求は、担当課(所)又は総合窓口で受け付ける。
直ちに総合窓口へ連絡等するとともに、審査請求書の写しを総合窓口へ送付する。
直ちに担当課(所)へ連絡等するとともに、審査請求書を担当課(所)へ送付し、その写しを保管する。
審査請求は、行政不服審査法に基づき、次に掲げる要件について確認の上、受け付ける。
ア処分についての審査請求書の記載事項の確認
(ア)審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ)審査請求に係る処分の内容
(ウ)審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ)審査請求の趣旨及び理由
(オ)処分庁の教示の有無及びその内容
(カ)審査請求の年月日
(キ)代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合、又は代理人によって審査請求をする場合)
(ク)審査請求期間の経過後において審査請求をする場合には、その正当な理由(行政不服審査法第19条第5項第3号参照)
イ不作為についての審査請求書の記載事項の確認
(ア)審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ)当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
(ウ)審査請求の年月日
(エ)代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合、又は代理人によって審査請求をする場合)
ウ審査請求期間
開示決定等(開示請求を拒否する場合を含む。)の処分(以下「処分」という。)についての審査請求は、処分があったことを知った日の翌日から起算して3月を経過したとき、又は処分があった日の翌日から起算して1年を経過したときは、することができない。ただし、正当な理由があるときは、この限りでない。
エ審査請求適格の有無(「処分」によって直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)
オその他必要と認められる事項
担当課(所)は、審査請求が上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。
審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について総務部審査情報課長の合議を経て却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人へ送達するとともに、その写しを総合窓口に送付する。
ア審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ補正命令に応じなかった場合
ウ補正命令に定める補正の期間を経過した場合
審査請求書を受け付けた場合には、担当課(所)は、却下する場合を除き、当該審査請求に係る決定(開示請求、訂正請求又は利用停止等請求を拒否する決定を含む。)が妥当であるかどうか再検討を行う。
担当課(所)は、上記2により審査請求書を受け付けたときは、速やかに弁明書を作成しなければならない。弁明書は、正本及び審査請求人及び参加人の数に相当する通数の副本を作成し、審査請求人及び参加人に副本を送付するものとする(行政不服審査法第29条参照)。
処分についての審査請求に対する弁明書には、処分の内容及び理由を、不作為についての審査請求に対する弁明書には、処分をしていない理由並びに予定される処分の時期、内容及び理由を記載しなければならない。
ア担当課(所)は、弁明書の副本送付に併せて、審査請求人は反論書を、参加人は意見書を、審査庁に提出することができる旨を、それぞれ、提出すべき相当の期間を定めて通知する。
イ反論書は正本と参加人の数に相当する通数の副本を、意見書は正本と審査請求人の数に相当する通数の副本を、それぞれ提出しなければならない。担当課(所)は、提出通数等に問題がないか確認し、必要に応じ、不足分を追加提出するよう求めるなどの対応をとる。
ウ担当課(所)は、反論書の提出があったときは参加人に、意見書の提出があったときは審査請求人に、それぞれ副本を送付する。
ア審査請求書を受け付けた日から弁明書の送付までの標準的な処理期間は、30日とする。
イ上記(3)アによる反論書又は意見書を提出すべき相当の期間は、およそ30日とする。
ア担当課(所)は、上記3により再検討を行った結果、なお当該決定(開示請求、訂正請求又は利用停止等請求を拒否する決定を含む。)が妥当であると判断した場合には、速やかに、次の書類を添えて、諮問書を作成し審議会に諮問する。
(ア)自己情報開示請求書、自己情報訂正請求書又は自己情報利用停止等請求書(写し)
(イ)アの請求に対する決定通知書(写し)
(ウ)審査請求書(写し)
(エ)その他必要な書類(当該審査請求の対象となった個人情報が記録されている行政文書の写し等)
(オ)弁明書(写し)
イ次に掲げる場合には、諮問の必要はない。
(ア)審査請求を却下する場合
(イ)審査請求に係る個人情報の全部を開示する場合(反対意見書が提出されている場合を除く。)、審査請求に係る個人情報の全部を容認して訂正する場合又は審査請求に係る個人情報の全部を容認して利用停止等をする場合
審査請求書を受け付けた日から諮問までの標準的な処理期間は、45日とする。
担当課(所)は、前年度に審査請求を受け付けた事案において、諮問までの処理期間が90日を超えたものがあった場合は、毎年7月31日までにその理由等を総合窓口に報告する。
総合窓口は、諮問までの処理期間が90日を超えた事案について、その理由等を取りまとめ、年1回公表する。
ア担当課(所)は、審議会に諮問した場合、次に掲げるものに対し、諮問通知書(規則第26号様式)により、諮問した旨を通知する。
(ア)審査請求人及び参加人
(イ)開示請求者、訂正請求者又は利用停止等請求者(審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(ウ)当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出したもの(審査請求人又は参加人である場合を除く。)
イ国、独立行政法人等、他の地方公共団体又は地方独立行政法人が反対意見書を提出している場合にあっては、諮問通知書の様式に準じ、通知するよう努めるものとする。
ウ諮問通知書の記載に当たっては、次の点に留意する。
(ア)「審査請求に係る決定」欄
同一人からの複数の審査請求を併合したときは、別紙を用いて記載する。
(イ)「審査請求の内容(諮問に係る部分)」欄
審査請求の内容が決定の一部の取消しを求めている場合や、審査請求を受けて決定の一部認容や当該審査請求の一部却下をした上で諮問する場合があるので、諮問に係る部分を記載する。
行政不服審査法第9条第4項の規定により、処分の決定に関与した者以外の者が行う審理手続は、以下のとおりである。
これらの手続については、担当課(所)は審理手続を行う主管課等と調整・協力の上実施する。
なお、手続の詳細については、総合窓口に協議するほか、別途定めるところによる。
(1)行政不服審査法第38条第1項に規定する審査庁が定める方法は、第3-7(3)に準じた方法により行う。
(2)本庁の担当課(所)にあっては、手数料の徴収は、総務部審査情報課で行うので、同課と調整すること。なお、出先機関においては、出先機関窓口で徴収すること。
(3)手数料の減免を行うときは、必要に応じて、総務部審査情報課と協議を行うこと。
担当課(所)は、審議会での意見陳述、説明又は必要な書類の提出等を行う。
審査請求人等の求めによる条例第49条第6項の閲覧は、審議会が別に定めるところにより行う。
担当課(所)は、審理手続を終結したときは、速やかに、審査請求人及び参加人に審理手続を終結した旨を通知する(行政不服審査法第41条第3項参照)。
担当課(所)は、審議会から答申があったときは、諮問した旨を通知したものに対し答申書の写しを送付するとともに、答申を尊重して速やかに審査請求に対する裁決を行う。
答申を受け付けた日から裁決までの標準的な処理期間は、答申が原処分を妥当とする場合は30日、その他の場合は60日とする。
担当課(所)は、前年度に答申を受け付けた事案において、裁決までの処理期間が90日を超えたものがあった場合は、毎年7月31日までにその理由等を総合窓口に報告する。
総合窓口は、裁決までの処理期間が90日を超えた事案について、その理由等を取りまとめ、年1回公表する。
審査請求に対する裁決をする際には、総務部審査情報課長に合議する。
担当課(所)は、裁決書を作成し、その謄本を審査請求人へ送達するとともに、その写しを総合窓口に送付する。また、当該審査請求について参加人がいる場合には、当該参加人に対しても、裁決書の謄本を送付しなければならない。
なお、審査請求を認容して個人情報の全部又は一部を開示し、訂正し、又は利用停止等をする場合は、裁決書の謄本と併せて、開示、訂正又は利用停止等を実施する旨の書面(規則第3号様式、規則第4号様式、規則第13号様式、規則第14号様式、規則第21号様式又は規則第22号様式に準じたものとし、その記載要領は、第3-4(9)、第4-4(7)又は第5-4(7)を参考とすること。)を審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付する。
(6)担当課(所)は、審査請求を受けて、第三者等に関する情報の記録されている個人情報を開示するかどうかの従前の決定を変更する決定を行った場合は、その旨を条例第26条第1項及び第2項の規定により通知した第三者等に通知する。
(7)担当課(所)は、必要に応じ、関係課・局等及び出先機関(他の実施機関を含む。)並びに当該個人情報の収集先及び提供先に対して、裁決の内容を連絡するものとする。
担当課(所)は、審査請求人の求めに応じて、事務処理の進行状況及び見通し等について回答する。
開示請求者以外のものに関する情報が含まれている個人情報に係る開示決定に対して当該開示請求者以外のものから審査請求があった場合、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、開示の実施を停止するためには審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を審査請求人に対して説明する(行政不服審査法第25条を参照)。
なお、執行停止をした場合には、当該審査請求に係る開示請求者にその旨を通知する。
開示請求者以外のものからの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行い、開示請求者に開示を実施する場合には、当該開示請求者以外のものの訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意する。この場合、当該開示請求者に対し、開示を実施する旨を通知するとともに、当該開示請求者以外のものに対し、開示を実施する旨を個人情報の開示に係る通知書(規則第10号様式)により通知する。
開示請求者が審査請求をし、開示請求者以外のものである参加人が行政文書の開示に反対の意思を表示している場合において、審査請求に係る開示決定等を変更し、当該行政文書を開示する旨の決定を行うときは、当該開示請求者以外のものの訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る開示決定の日と開示する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意する。この場合、当該開示請求者に対し、開示する旨を書面(規則第3号様式又は規則第4号様式に準じたもの)により通知するとともに、当該開示請求者以外のものに対し、開示を実施する旨を個人情報の開示に係る通知書(規則第10号様式)により通知する。
個人情報の開示に係る通知書(規則第10号様式)の記載に当たっては、次の点に留意する。
条例第50条の規定により実施機関が処理することとなる個人情報の取扱いに関する苦情は、担当課(所)又は総合窓口で受け付けるものとする。
ア苦情の内容を十分に聴取し、苦情処理・苦情相談記録票(別記第6号様式)を作成する。
なお、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出又は説明を求める。
イ苦情処理・苦情相談記録票を保管し、その写しを総合窓口へ送付する。
苦情の内容を十分に聴取し、苦情処理・苦情相談記録票を作成するとともに、苦情処理・苦情相談記録票を担当課(所)へ送付し、その写しを保管する。
なお、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出又は説明を求める。
(1)担当課(所)は、苦情申出があったときは、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により、苦情に係る個人情報の取扱いの事実関係を把握し、苦情申出者に対し、苦情相談に係る処理を文書で回答する等適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
(2)担当課(所)は、苦情申出に対する対応を苦情処理・苦情相談記録票に記録し、保存するとともに、その写しを総合窓口へ送付する。
知事から審議会へ諮問を要する事項は、次の通りである。
審議会への諮問事項 |
条例の該当条項 |
---|---|
収集を制限する個人情報についての諮問 |
第8条第2項 |
収集を制限する個人情報の収集についての諮問 |
第8条第2項第3号 |
本人収集の例外についての諮問 |
第8条第3項第6号 |
目的外利用・提供についての諮問 |
第10条第5号 |
オンライン結合についての諮問 |
第11条第3項 |
開示決定等、訂正決定等又は利用停止等決定等への審査請求についての諮問 |
第47条第1項 |
事業者への是正の勧告についての諮問 |
第55条 |
事業者が説明等の要求又は是正の勧告に従わない場合の事実の公表についての諮問 |
第56条 |
審議会への諮問(オンライン結合についての諮問及び開示決定等、訂正決定等又は利用停止等決定等への審査請求についての諮問を除く。)の手続は、次によるものとする。
(1)総合窓口との協議
(2)諮問書等の提出
(3)審議会における説明等
条例第11条第3項の規定による審議会への諮問の手続等は、次によるものとする。
オンライン結合による個人情報の提供を行おうとする担当課(所)は、システム開発の計画の段階から随時総合窓口及び情報システム課と連絡を取り、必要な調整を行うものとする。
担当課(所)は、(1)の調整の終了後、諮問書を作成し、次の書類を添えて、審議会に諮問する。
担当課(所)は、審議会での意見陳述、説明又は必要な書類の提出等を行う。
担当課(所)においては、自已情報開示請求書等処理簿を備え置いて、開示請求等の運用状況を常に把握できるようにしておくものとする。
また、総合窓口においては、担当課(所)から送付された開示決定通知書等の写しにより、自己情報開示請求書等処理簿を作成し、開示請求等の運用状況を取りまとめることとする。
個人情報窓口は、条例第7条の規定により、個人情報取扱事務登録簿を備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
なお、閲覧者から登録簿に登録された個人情報取扱事務について、間い合わせや質問があった場合には、出先機関窓口では、その所属で所掌する事務について回答することとし、所掌していない事務については、実際にその事務を行っている所属や総合窓口の連絡先を教示する等適切に案内することとする。
本庁の各課・局等は、その課・局等が所管する個人情報取扱事務の新たな開始、個人情報取扱事務の登録した事項の変更又は登録に係る個人情報取扱事務の廃止(以下「個人情報取扱事務の異動」という。)をしようとするときは、登録簿を個人情報取扱事務の異動に合わせて修正し、総合窓口に報告するものとする。複数の所属で行う事務については、最終的に所管する課・局等が登録を行うものとし、最終的な所管を決しがたい場合は、総合窓口と関係課で協議の上、最も適切な課・局等が登録を行うものとする。このように、登録の担当課は、実際にその事務を所管している本庁の各課・局等である。
したがって、出先機関の行う個人情報取扱事務の異動については、その事務を所管する本庁の各課・局等が、登録簿を個人情報取扱事務の異動に合わせて修正し、総合窓口に報告するものとする。
例えば、土木事務所は、組織上は県土整備部県土整備政策課の出先機関であるが、実際の事務は、土木事務所用地課なら県土整備部用地課、土木事務所建設課なら県土整備部の当該事務を担当する課が、登録を行うことになる。
個人情報取扱事務の異動がある場合には、本庁の各課・局等は異動の1か月前までに総合窓口と協議するものとし、それによりがたい場合もできるだけ早めに総合窓口と協議するものとする。
個人情報取扱事務を新たに開始しようとするとき又は個人情報取扱事務の登録した事項を変更しようとするときは、あらかじめ登録しなければならない。
登録に係る個人情報取扱事務を廃止するときは、廃止後、遅滞なく登録を抹消しなければならない。
記載内容に事実と相違が生じるときは、変更を要する。
事実との相違が生じない場合でも、個別具体的に判断して事務の現状と記載内容に相違があれば、変更を要する。
経常的に記録する項目に現状との相違が生じるときは、変更を要する。臨時的にある項目を記録するときは、変更を要しない。
経常的な収集先又は提供先に現状との相違が生じるときは、変更を要する。
臨時的な収集先、提供先については、変更を要しない。
記載された組織の名称が変わる場合は、事務の内容が変わらなくても変更を要する。
その他の事項の変更や、(1)から(4)までの事項について変更の要否が不明な場合は、総合窓口に協議するものとする。
本庁の各課・局等の長は、登録簿を修正したときは、総務部審査情報課長に報告しなければならない。
報告された登録簿の修正は総合窓口において、その受理の可否について、総務部審査情報課長の決裁を受けるものとし、この決裁の完了した時点をもって、登録の時点とする。
総合窓口は、登録後直ちに、登録簿の原簿の修正を行う。
総合窓口は、4により登録簿を受理したときは、速やかに登録簿の修正に係る部分をインターネット及び文書館に配架することにより公表するほか、総合窓口に備え置いて一般の閲覧に供しなければならない。
登録簿の保存期間は、10年とする。
条例第57条の規定により事業者が行う個人情報の取扱いについての苦情相談は、総合窓口で受け付けるものとする。
(1)総合窓口は、苦情相談があったときは、相談者に説明又は資料の提出を求め、相談の趣旨及び内容を把握し、相談者に対し、苦情相談に係る処理を文書で回答する等適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
なお、必要に応じて、相談に係る事業者を指導・監督する課・局等、千葉県消費者センター設置管理条例(平成2年千葉県条例第2号)第2条に規定する消費者センターその他関係機関と連絡を取るものとする。
(2)苦情相談への対応の状況を苦情処理・苦情相談記録票に記録する。
事業者に対する説明又は資料の提出の要求は、次に掲げる事項を記載した書面により行う。
著しく不適正な個人情報の取扱いに対する是正の勧告は、次に掲げる事項を記載した書面により行う。
(1)公表する内容は次の区分に応じ、それぞれに掲げる事項とする。
ア説明又は資料の提出要求に対して、正当な理由なく説明を行わず、若しくは虚偽の説明を行い、又は正当な理由なく資料を提出せず、若しくは虚偽の資料を提出したとき。
イ是正の勧告に従わないとき。
(2)口頭による意見の聴取を行う場合で、当該事業者の陳述の要旨を記載した書面を作成した場合には、当該事業者に、その内容を確認させた上で署名してもらう。
条例第54条の規定による説明又は資料の提出及び条例第56条の規定による意見書の提出は、総合窓口に対して行うものとする。
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