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答申第98号

答申第98号

平成22年2月24日

千葉県知事  様

千葉県個人情報保護審議会

会 長  原 田 三 朗

異議申立てに対する決定について（答申）

  平成20年6月10日付け報第170号による下記の諮問について、別添のとおり答申します。

記

  平成20年2月8日付けで異議申立人から提起された平成20年1月31日付け報第5274号で行った自己情報開示決定に係る異議申立てに対する決定について

 

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 諮問第89号

答申第98号

｜審議会の結論｜異議申立ての経緯｜異議申立人の主張要旨｜実施機関の説明要旨｜審議会の判断｜審議会の処理経過｜

1.審議会の結論

千葉県知事（以下「実施機関」という。）が平成20年1月31日付け報第5274号で行った自己情報開示決定（以下「本件決定」という。）について、千葉県個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）は、次のとおり判断する。
実施機関の判断は妥当である。

2.異議申立ての経緯

  異議申立人は、平成20年1月25日付けで実施機関に対し、千葉県個人情報保護条例（平成5年千葉県条例第1号。以下「条例」という。）第16条第1項の規定により、「H19年10月21日日付No.1（A4）No.2（ハガキ）私が特定行政庁、千葉県知事へ出した知事への手紙とその返事の写し指導課（建築）、広聴」の開示請求（以下「本件請求」という。）を行った。
  実施機関は、本件請求のうち総合企画部報道広報課広聴室（以下「広聴室」という。）に係る分の「平成19年度『知事への手紙』受付番号第5428号-1第5428号-2」（以下「本件文書」という。）について本件決定を行ったが、異議申立人は、平成20年2月8日付けで実施機関に対して異議申立てを行ったものである。
  なお、実施機関は、本件請求のうち県土整備部建築指導課（以下「建築指導課」という。）に係る分について、対象文書を保有していないため、本件決定とは別に不開示決定を行っている。

3.異議申立人の主張要旨

(1)異議申立ての趣旨

本件決定の取消しを求めるものであるとの趣旨と解される。

(2)異議申立ての理由

異議申立人は、異議申立書において次のとおり主張する。
行政文書の件名に不備があります。私の要求通り書いてありません。「知事への手紙」の年・月・日がないし、返答も含む事が無記載です。
情報公開センターでは間違いのないように細心の気配りをして請求書を書くのに、あの決定通知書だけでは返答等が入らないと思う。
控えは広聴室にあります。広聴室へ2月6日に電話したら担当者は私からの指摘に反論されたが、なるべく完璧な書き方でお願いします。

4.実施機関の説明要旨

実施機関の説明は、理由説明書及び審議会が実施機関に確認したところによると、概ね以下のとおりである。

(1)知事への手紙制度について

  「知事への手紙」（以下「手紙」という。）とは、県政に対する県民の要望、意見等を聴取し、県政運営の参考とするための広聴制度のひとつであり、広聴室が所管している。送付された手紙は、差出人への回答の要否を判断した上で、当該手紙に記載された業務を所管する課と連携し、広聴カードにより事務処理を行う。広聴カードとは、手紙の事務処理用の規定様式であり、受付番号欄、件名欄、関係課決裁欄等で構成され、送付された手紙の原本又は写しを添付して事務処理を行っている。

(2)手紙の事務処理について

異議申立人から送付された手紙（以下「本件手紙」という。）の内容は、建築指導課及び広聴室の事務に関する意見等であったため、以下の事務処理を行った。

ア 建築指導課関連部分について

(1)異議申立人への回答が必要と判断し、広聴室は、回答用広聴カード（受付番号第5428号-1。以下「広聴カード1」という。）により、建築指導課に回付し、回答原案の作成を依頼した。

(2)建築指導課は、回答原案を作成し、課内で広聴カード1に決裁後、回答原案の原本を添付して、広聴カード1及び本件手紙を広聴室に返却した。

(3)広聴室は、(2)の回答原案に必要な調整等を行った上で回答文案を作成し、広聴カード1により報道広報課内及び知事の決裁を受けた後、回答用の専用用紙に浄書して回答文書（以下「本件返事」という。）を作成し、異議申立人に対して平成20年1月24日付けで郵送した。

なお、個人情報保護の観点から、広聴カードは全て広聴室で保存、管理し、担当課は回答原案等も含め関係文書を保存しない形で運用しており、広聴カード1（本件手紙及び本件返事の写しを含む。）は全て広聴室で保有しており、建築指導課では保有していない。

イ 広聴室関連部分について

直接県政に関する意見等ではなかったことから回答は必要ないと判断し、供覧用広聴カード（受付番号第5428号-2。以下「広聴カード2」という。）により本件手紙の写しを報道広報課内及び知事の供覧処理を行った。

(3)本件文書の特定について

  本件請求については、本件手紙、本件返事の写し、並びにこれらの事務処理に関する文書の開示を求めているものと判断し、広聴カード1及び広聴カード2を対象文書として特定し本件決定を行った。

(4)異議申立ての経緯について

  異議申立人の「行政文書の件名に不備がある」「返答も含む事が無記載」「あの決定通知書だけでは返答等が入らないと思う」との主張に対し、異議申立人に対して本件文書に本件返事が含まれていることを説明した上で異議申立ての趣旨を確認したが、明確な回答は得られなかった。また、本件文書の写しの交付された後も当該申立てを継続されたことから、当該申立ての趣旨については、本件手紙の広聴室に関する意見部分（広聴カード2の事務処理に係る部分）の回答文書が本件文書に含まれていないという、いわゆる特定漏れがあるとの趣旨と解したものである。

(5)異議申立ての理由について

  異議申立てが前記（4）のとおり特定漏れであるとの主張であったとしても、前記（2）イのとおり本件手紙の広聴室業務に関する意見部分については回答の必要がないと判断し供覧処理を行ったため、当該部分に対する異議申立人への回答文書は作成しておらず保有していないため、本件文書について特定漏れはないものである。
  なお、手紙に関する開示請求に対しては、通常、年度、制度名及び広聴カードの受付番号を件名として開示決定等を行っているため、本件決定においても同様の扱いとしたものである。

5.審議会の判断

当審議会は前記4（4）のとおり、開示決定した対象文書の特定に関する本件決定の妥当性について諮問されたところであるので、以下検討する。

(1)本件請求の内容及び本件決定について

  開示請求書の記載内容、実施機関の説明等から判断すると、本件請求は、建築指導課及び広聴室が保有する本件手紙の原本及び写し並びに本件返事の写しの開示を求めているものと解され、本件決定は、このうち広聴室に係る分について実施機関が行った開示決定である。

(2)対象文書の特定について

  実施機関は本件請求に対し、本件手紙の事務処理に係る決裁文書である広聴カード1及び2を対象文書として特定したと説明するが、本件手紙の原本及び写し並びに本件返事の写しは広聴カードに添付文書として含まれていることから、広聴カード1及び2の特定については妥当と認められる。
  また、本件手紙を受理し本件返事を作成するまでの事務処理の説明に特に不自然な点はなく、本件返事とは別に広聴室の意見部分に関する回答文書が存在するような事情や、その他、本件文書以外に対象文書の存在を窺わせるに足る事情も見当たらない。
よって、本件請求に係る対象文書の特定については妥当なものと認められる。

(3)結論

以上のことから、「1審議会の結論」のとおり判断する。

なお、本件決定に対し異議申立人は「行政文書の件名に不備がある」等と主張するが、これは開示決定通知書における本件文書の件名の記載（「平成19年度『知事への手紙』受付番号第5428号-1第5428号-2」）に対する主張と思われる。条例等の規定では、開示決定通知書には「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」を記載することとされているが、本件決定の件名欄に記載された年度、制度名及び広聴カードの受付番号に誤りは見当たらず、件名として特段不合理な点はないと考える。

6.審議会の処理経過

審議会の処理経過は下記のとおりである。

審議会の処理経過

年月日	処理内容
平成20年6月10日	諮問書の受理
平成20年7月17日	実施機関の理由説明書受理
平成21年11月16日	審議（第180回審議会）
平成21年12月21日	審議（第181回審議会）
平成22年1月18日	審議（第182回審議会）
平成22年2月15日	審議（第183回審議会）