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答申第96号

 

答申第96号

平成21年12月21日

 

千葉県教育委員会委員長 様

千葉県個人情報保護審議会

会 長  原 田 三 朗

      異議申立てに対する決定について（答申）

 平成20年2月4日付け教職第5439号による下記の諮問について、別添のとおり答申します。

記

平成17年11月21日付けで異議申立人から提起された平成17年11月2日付け教職第332号で行った自己情報不開示決定に係る異議申立てに対する決定について

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諮問第83号

答申第96号

｜審議会の結論｜異議申立ての経緯｜異議申立人の主張要旨｜実施機関の説明要旨｜審議会の判断｜審議会の処理経過｜

1.審議会の結論

 千葉県教育委員会（以下「実施機関」という。）が、異議申立人の開示請求に係る別表に掲げる文書（以下「本件文書」という。）を保有していないとして、平成17年11月2日付け教職第332号で行った自己情報不開示決定（以下「原処分」という。）について、千葉県個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）は、次のとおり判断する。
 実施機関の判断は妥当である。

2.異議申立ての経緯

 異議申立人は、平成17年10月18日付けで実施機関に対し、千葉県個人情報保護条例（平成5年千葉県条例第1号。以下「条例」という。）第16条第1項の規定により、「千葉県立○○高等学校から教育委員会（教育庁）に行われた請求人に関する全ての情報（事故報告書を除く）。2002年4月1日より本請求収受日までの分（メモ等全て含む）」の開示請求（以下「本件請求」という。）を行った。
 本件請求に対して実施機関は、対象となる行政文書を特定した上で、本件請求時に保有していた行政文書については別途開示決定又は部分開示決定を行い、保有していない本件文書については「開示請求に係る行政文書を保有していないため。該当文書については、保存期間経過のため廃棄済みである。」として原処分を行ったため、異議申立人は、平成17年11月21日付けで実施機関に対し、原処分の取消しを求めて異議申立てを行ったものである。

3.異議申立人の主張要旨

(1)異議申立ての趣旨

原処分の取消しを求めるものである。

(2)異議申立ての理由

 開示しない理由を「当該請求にかかる行政文書を保有していないため」と言うが、当該請求文書には昨年度のものも含まれている。よって文書隠蔽の疑いがある。

4.実施機関の説明要旨

(1)本件文書の特定について

 本件請求に係る対象文書として、千葉県立○○高等学校から提出された平成14年4月1日から開示請求書収受日までの間に収受した行政文書のうち、請求者本人に係るものを特定した上で、保有する行政文書については開示決定又は部分開示決定を行い、保存期間経過により廃棄したため保有していない本件文書については不開示決定を行った。

(2)不開示の理由について

 行政文書の保存期間については、課にあっては、千葉県教育委員会行政文書管理規則（平成13年千葉県教育委員会規則第14号。以下「文書管理規則」という。）別表第一に定める基準（以下「管理規則基準」という。）に従い、長期、10年、5年、3年、2年及び1年の種別によるものとしており、保存期間の起算日は、当該行政文書による事務の処理が終わった日の翌日としている。
 別表中1、2、5及び6については、管理規則基準の「行政行為、行政事務一般」中「教育行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書で特に軽易なもの」、別表中7から13までについては、管理規則基準の「人事、福利厚生等」中「服務一般に関する文書で軽易なもの」に該当し、保存期間は1年である。
 また、別表中3及び4の保存期間については、千葉県立学校職員の勤務評定に関する規則（昭和33年千葉県教育委員会規則第7号）第9条により、2年と定められている。
 よって、本件文書は、保存期間の経過により、本件請求のあった平成17年10月18日の時点ですべて廃棄済みであり保有していないことから、不開示決定した。

(3)異議申立ての理由について

 異議申立人は、本件請求文書には昨年度のものも含まれているため、隠蔽の疑いがあると主張するが、保存期間を経過し、廃棄したもの以外の本件請求に係る行政文書は全て開示又は部分開示をしたところである。
 別表中13については、平成16年4月に千葉県立○○高等学校から提出されたものであるが、行政文書の保存期間は、前述のとおり当該行政文書による事務の処理が終わった日の翌日から起算するものであり、本件請求のあった時点では保存期間が経過しており廃棄済みである。

5.審議会の判断

(1)本件文書の不存在について

 実施機関は、本件文書は保存期間の経過により廃棄されていたため原処分を行ったと説明するが、廃棄による不存在の説明の合理性については、保存期間を経過したことだけでなく、本件文書の廃棄に至る状況等も含め判断する必要があるため、以下検討する。

ア 廃棄手続について

  本件文書に係る廃棄手続については、文書管理規則第13条第1項の規定により「保存期間を経過した行政文書であって文書管理責任者が保存しているものは、当該文書管理責任者が廃棄するものとする」とされている。なお、条例における個人情報の廃棄については、第9条第3項の規定により「実施機関は、保有する必要のなくなった個人情報を確実に、かつ、速やかに廃棄し、又は消去しなければならない」とされている。

イ 本件文書の廃棄状況について

  実施機関によれば、教育庁本庁各課が保有する文書であって保存期間が経過したものについては、年に1回教育庁本庁において一斉廃棄処分を行っているが、文書の性質、保管場所の状況等によっては、保存期間経過後、一斉廃棄処分までの間に各課において個別に廃棄処分を行っている。本件文書については、本件請求時において担当課の書庫に存在せず、念のため関係部署の書庫等を探索しても発見できなかったとしている。
そこで本件文書の廃棄状況について実施機関に確認したところ、当時の関係職員から聞き取り調査した上で、以下のとおり考えられるとの回答があった。

（ア）別表中1及び2

  当該文書の性質及び当該文書を含む簿冊の分量からすると、個人情報の適正管理や保管場所の確保等のため、保存期間が経過した時点で一斉廃棄処分を待たず、個別に廃棄された。

（イ）別表中3から6まで

  前記（ア）と同じ事情により個別に廃棄するものであるが、当該文書は保存期間が経過した時点とほぼ同時期に一斉廃棄処分が実施されていることから、個別に廃棄したのではなく一斉廃棄処分により廃棄された。

（ウ）別表中7から13まで

  これらは年3回行われる定例報告ごとに簿冊に保存されるものであり、事務処理が終了した時点及び保存期間が経過した時点がそれぞれ異なっている。
当該文書の性質及び当該文書を含む簿冊の分量からすると、同一年度の同種の事務に関する文書であっても、前記（ア）と同様に保存期間が経過した時点で個別に廃棄された。

ウ 廃棄の記録について

  千葉県教育庁等行政文書規程の一部を改正する訓令（平成17年千葉県教育委員会訓令第8号。以下「訓令」という。）の施行により、平成17年6月21日以降は、行政文書を廃棄した場合、当該行政文書を廃棄した旨の記録を行うこととされているが、本件文書はいずれも廃棄の記録が存在しない。実施機関は、訓令施行前に保存期間が経過し、それまでと同様に記録せずに廃棄したためとしている。

エ 本件文書の廃棄による不存在について

  本件文書には、人事管理に関する教職員の個人情報が記録されている。前記アのとおり、文書管理規則上、行政文書の廃棄権限は文書管理責任者に委ねられていること、不要となった個人情報を速やかに廃棄することは条例に基づく措置でもあることからすれば、前記イのとおり、本件文書の性質等も踏まえ保存期間が経過した時点で直ちに廃棄したとする実施機関の説明に不自然な点は見当たらない。
 また、前記ウのとおり、廃棄記録に関する規定が追加される訓令施行前の時点で保存期間が経過していることからすれば、本件文書の廃棄記録が存在しないことについても不自然な点はなく、その他、本件文書の存在を窺わせるに足る事情も見当たらない。
以上のことからすると、本件文書はいずれも廃棄されていたため本件請求時においては保有しておらず、不存在であったとする実施機関の説明に、特段不合理な点は認められない。
 なお、異議申立人は、前記3（2）のとおり本件請求時の前年度の行政文書も含まれており文書隠蔽の疑いがあると主張するが、具体的には、平成16年4月に学校から提出された別表中13に関する主張と思われる。実施機関によれば別表中13に係る事務の処理は、収受した1か月後に終了するのが通例であり、平成16年5月末に終了したとされる。そうすると、別表中13は平成17年5月末に1年間の保存期間を経過したため廃棄されたと考えられる。したがって本件請求時点（平成17年10月）において、本件文書のうち別表中13のみが存在するという特段の事情は認められず、異議申立人の主張に根拠はない。

(2)結論

以上のことから、「1審議会の結論」のとおり判断する。

6.審議会の処理経過

審議会の処理経過は下記のとおりである。

審議会の処理経過

 

年月日	処理内容
平成20年2月4日	諮問書の受理
平成20年4月14日	実施機関の理由説明書受理
平成21年6月22日	審議（第176回審議会）
平成21年7月13日	審議（第177回審議会）
平成21年9月7日	審議（第178回審議会）
平成21年10月26日	審議（第179回審議会）

 

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別表

番号	行政文書
1	「高等学校調査表第三表」（平成14年5月1日付け）のうち請求者本人に係る部分
2	「高等学校調査表第三表」（平成15年5月1日付け）のうち請求者本人に係る部分
3	請求者本人に係る「勤務評定書」（平成14年9月1日付け）
4	「勤務評定報告書（平成14年9月1日付け）」のうち請求者本人に係る部分
5	請求者本人に係る「平成14年度末人事異動個人調査票」
6	請求者本人に係る「平成15年度末人事異動個人調査票（教員）」
7	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成14年1月1日から3月31日まで）のうち請求者本人に係る部分
8	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成14年4月1日から7月31日まで）のうち請求者本人に係る部分
9	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成14年8月1日から12月31日まで）のうち請求者本人に係る部分
10	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成15年1月1日から3月31日まで）のうち請求者本人に係る部分
11	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成15年4月1日から7月31日まで）のうち請求者本人に係る部分
12	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成15年8月1日から12月31日まで）のうち請求者本人に係る部分
13	「職員の出張、休暇及び欠勤等の状況」（平成16年1月1日から3月31日まで）のうち請求者本人に係る部分