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個人情報取扱事務登録簿記入要領

個人情報取扱事務登録簿とは？

I趣旨

個人情報取扱事務登録簿は、実施機関が個人情報を取り扱うに当たって、一般県民にとって分かりにくい、個人情報の収集、保管、利用の状況を明らかにするために、千葉県個人情報保護条例第7条の規定により作成するものです。

II登録対象事務

1.個人情報取扱事務とは、個人情報を取り扱う事務であって、個人の氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を検索し得る状態で個人情報が整理して記録される行政文書を使用するものです。

2.県の職員又は職員であった者に係る個人情報取扱事務であって、専らその人事、給与及び福利厚生に関する事項並びにこれらに準ずる事項を取り扱うものと、犯罪の捜査を目的とする個人情報取扱事務は、登録していません。

III個人情報取扱事務登録簿の見方

1.部・課名

個人情報取扱事務を登録簿に登録する担当課の名称を記載しています。実際にこの事務を行っている担当課は、「個人情報を所管する組織名」に記載のある所属になります。

2.事務の名称

個人情報を取り扱う事務の名称を記載しています。

3.事務の目的

個人情報を取り扱う事務を実施する目的を記載しています。

4.個人の類型

この事務で、どのような方の個人情報を取り扱っているかを記載しています。

5.個人情報を収集する理由

この事務で、個人情報を収集する理由を記載しています。

6.個人情報の記録項目

この事務で取り扱う個人情報の項目を記載しています。

記録項目（要配慮個人情報を除く。）

各記録項目（要配慮個人情報を除く。）及びその具体例は次のとおりです。

個人情報の記録項目（要配慮個人情報を除く。）

記録項目	具体例
整理番号	受験番号、免許番号
氏名	氏名（氏のみ、名のみも含む）、通称、芸名、旧姓
本籍・国籍	本籍地、国籍、外国人・日本人であることの表示
住所	住所、居所、居住区域名、連絡先、住所歴
生年月日・年齢	生年月日、年齢、干支
電話番号	電話番号、FAX番号、メールアドレス、連絡先
性別	男女の別
個人番号	個人番号カード又は通知カード等に記載される12ケタの番号
身体状況	身長、体重、容姿、血液型、運動能力
家族状況	家族構成、家族の生年月日、世帯主との関係、扶養家族の有無、同居・別居
親族関係	養子縁組、認知、血族・姻族関係
婚姻	婚姻の事実・時期、離婚の事実・時期・理由、婚姻期間
職業・職歴	会社名、勤務先、所属、就職・退職時期、採用年月日、昇格・降格、在職期間、職種、役職
学業・学歴	停学・退学の状況、学業成績、クラブ活動、卒業年度
資格・賞罰	資格、免許の有無、後見開始の審判の有無、表彰関係、反則金、犯罪歴
成績・評価	試験成績、勤務評価
財産・収入	年収、不動産・有価証券の所有状況
納税状況	各種税の納税額
公的扶助	生活保護受給の有無
趣味	趣味、嗜好、好み
その他	写真、所属団体、性格、相談事項

記録項目（要配慮個人情報）

平成30年3月に千葉県個人情報保護条例が改正され、個人情報のうち、人種、信条、社会的身分、犯罪歴など、その取扱いによっては、差別や偏見その他の不利益が生じるおそれがあるものについて、要配慮個人情報として新たに定義されました（千葉県個人情報保護条例第2条第3号）。これを受けて、知事が取り扱う個人情報等に関する千葉県個人情報保護条例施行規則の改正により、個人情報取扱事務登録簿の記録項目の欄内に、要配慮個人情報の欄を設けました。これによって、要配慮個人情報を収集していることが一目で把握できるようになりました。要配慮個人情報の記録項目及びその具体例は次のとおりです。

個人情報の記録項目（要配慮個人情報）

記録項目	具体例
人種	人種、民族的出身
社会的身分	非嫡出子であること
病歴	既往症、治療中の病気の状況
犯罪の経歴	前科
犯罪により害を被った事実	犯罪の被害を受けた事実
心身の機能障害	障害の有無・種類・程度、障害者手帳の有無
健康診断等の結果	健康診断、特定健康診査、健康測定、ストレスチェック、遺伝子検査といった、受診者本人の健康状態が判明する検査結果
医師等による指導又は診療若しくは調剤の事実	保健指導、診療記録、薬剤服用歴
刑事事件に関する手続	本人を被疑者又は被告人として刑事事件に関する手続が行われたという事実
少年の保護事件に関する手続	本人を非行少年又はその疑いのある者として、少年の保護事件に関する手続が行われたという事実
信条	主義・主張、支持政党、宗派、所属宗教、信仰の状況
社会的差別の原因となるおそれのある個人情報として実施機関が定めるもの	旧地域改善対策特定事業に係る国の財政上の特別措置に関する法律（昭和62年法律第22号）第2条第1項に規定する対象地域の同和関係者であるという事実に係る個人情報

7.個人情報の処理形態

この事務で取り扱う個人情報について電子計算機処理を行っているかどうかを記載しています。

ここでいう電子計算機処理とは、電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいいます。

ただし、専ら文章を作成、記録するための処理は除きます。

また、部分的に電子計算機処理をしている場合や、出先機関では手処理で本庁では電子計算機処理をしている場合にも、「電子計算機処理を行っている」としています。

8.個人情報の主な収集先

(1)当該実施機関内の他の所属で保有する名簿をコピーする等、当該実施機関内部から個人情報を取得する場合には、「実施機関内部での利用」に当たります。なお、この場合の利用とは、収集先の事務の目的の内外を問いません。

(2)収集先が複数ある場合には、該当するすべての収集先を記載しています。

(3)主な収集先とは、経常的に収集しているところを指し、臨時に収集するような収集先は記載していません。

(4)各収集先の内容は次のとおりです。

• 他の実施機関
  この事務を所管する実施機関以外の県の実施機関をいいます。例えば、知事部局から見た教育委員会、企業庁から見た水道局のような場合をいいます。
• 他の官公庁
  本県以外の他の地方公共団体等をいいます。例えば、国、市町村、他の都道府県です。
• 民間・私人
  民間企業、民間団体、本人以外の個人等から収集する場合をいいます。本県の出資法人も含みます。
• その他
  刊行物から収集する場合など上記に該当しないような収集先について記載しています。

9.個人情報の主な提供先

(1)個人情報を提供することがない場合、提供をする可能性があるだけの場合、本人にだけ個人情報を提供する場合は、個人情報の主な提供先は「無」として扱っています。なお、この場合の「提供」とは事務の目的の内外を問わず、実施機関内の個人情報の利用は、提供には含まれません。（例えば、知事部局A課において保有している個人情報を、同じ知事部局のB課において使用する場合は、「実施機関内部での利用」に当たります。）

(2)個人情報を提供することがある場合、事務の目的の内外を問わず、収集した記録項目のすべてではなく、その一部のみを提供している場合にも「有」として扱っています。

(3)提供先が複数ある場合には、該当するすべての提供先について記載しています。

(4)主な提供先とは、経常的に提供しているところを指し、臨時に提供するような提供先は記載していません。

(5)各項目の内容は次のとおりです。

• 他の実施機関
  この事務を所管する実施機関以外の県の実施機関をいいます。例えば、知事部局から見た教育委員会、企業庁から見た水道局のような場合をいいます。
• 他の官公庁
  本県以外の他の地方公共団体等をいいます。例えば、国、市町村、他の都道府県です。
• 民間・私人
  民間企業、民間団体、本人以外の個人等に提供する場合をいいます。本県の出資法人も含みます。
• その他
  県報への登載、合格発表等、上記に該当しないような提供先を記載しています。

10.個人情報を所管する組織名

(1)「個人情報を所管する組織名」は、条例第7条にいう個人情報取扱事務を実際に行っている課局等を記載しています。例えば、本庁では個人情報を取り扱っておらず、出先機関で処理をしている事務などの場合には、実際に個人情報を取り扱っている出先機関の名称のみを記載しています。また、出先機関では、受け付けた原本のみを保有し、本庁の主務課ではその事務を扱うすべての出先機関の分の写しを保有しているというような場合には、本庁主務課、出先機関の両方とも記載しています。

(2)例えば「行政文書開示事務」のように、全所属で取り扱う準備がなされている事務については、「各課局、各出先機関」のように記載しています。

11.PDFファイルの見方

■は当該事項に該当することを、□は当該事項に該当しないことを表しています。