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更新日：令和5(2023)年4月28日

ページ番号：23604

答申第136号

答申第136号

平成25年12月17日

 

千葉県教育委員会委員長

金本正武様

 

千葉県個人情報保護審議会

会長土屋俊

 

 

 

異議申立てに対する決定について（答申）

平成24年7月17日付け教職第357号による下記の諮問について、別添のとおり答申します。

記

平成24年6月21日付けで異議申立人から提起された、平成24年5月29日付け教職第224号で行った自己情報不利用停止等決定に係る異議申立てに対する決定について

 

諮問第113号

答申第136号

｜1.審議会の結論｜2.異議申立ての経緯｜3.異議申立人の主張要旨｜4.実施機関の説明要旨｜5.審議会の判断｜6.審議会の処理経過｜

1.審議会の結論

千葉県教育委員会（以下「実施機関」という。）が平成24年5月29日付け教職第224号で行った自己情報不利用停止等決定（以下「本件決定」という。）について、千葉県個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）は、次のとおり判断する。

実施機関の判断は、妥当である。

2.異議申立ての経緯

（1）異議申立人は、平成22年8月18日付けで、実施機関に対し、千葉県個人情報保護条例（平成5年千葉県条例第1号。以下「条例」という。）第16条第1項の規定により、「請求人が○年○月○日付けで行った異議申立てに係る自己情報開示請求書、異議申立書、理由説明書等関係する一切の文書」の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行った。

（2）本件開示請求に対する実施機関の開示決定に基づいて開示した文書の中には、異議申立人の住所及び氏名が記載された封筒の写し（以下「本件文書」という。）が含まれていた。

（3）異議申立人は、本件文書を作成し保存しておくこと（以下「本件文書の作成行為等」という。）は条例第8条又は第10条に抵触するとして、実施機関に対し、条例第40条第1項の規定により、本件文書に係る個人情報の利用の停止又は消去を求めて利用停止等請求（以下「本件請求」という。）を行った。

（4）本件請求に対し実施機関は、本件文書の作成行為等は条例第8条の「収集」する行為には該当せず、また、自己情報開示請求及び異議申立てへの対応という目的の範囲内であるとして、本件決定を行った。

（5）本件決定に対し異議申立人は、行政不服審査法（昭和37年法律第160号。以下「法」という。）第6条の規定により、実施機関に対し、平成24年6月21日付けで本件決定の取消を求め異議申立てを行った。

（6）これを受けて実施機関は、条例第46条第1項の規定により、平成24年7月17日付け教職第357号で審議会に諮問した。

3.異議申立人の主張要旨

（1）異議申立ての趣旨

本件決定の取消しを求めるものである。

（2）異議申立ての理由

異議申立人が、異議申立書及び意見書で主張している異議申立ての理由は、概ね以下のとおりである。

ア条例第8条違反について

辞書による「収集」の定義によれば、本件文書の作成行為等は「収集」に該当する。「実施機関以外の者から収集する」ということは、「収集」ではなく、「取得」である。

「収集」の定義について、実施機関のとおりとすれば、実施機関内における複写等が行われることについて当該個人がその利用停止等を求めることができなくなる。これは、条例の趣旨及び目的等に反する。

イ条例第10条違反について

ほとんどの送付が、封筒の写しを参考にすることなく行われているはずである。そうでないとしたら、実施機関の事務処理能力が極めて低いことになる。

法に係る文書の送付事務を担当する職員が、封筒の写しを確認したり参考にしたりしなければ「どこへ送付したのか」、「どのような体裁で送付したのか」わからないようでは、担当者として（というより職員として、社会人として）失格だ。また、「どのような種類の郵便で送付したのか」は、封筒の写しを見ただけでは判明しない。その必要があるのならば、郵便局が発行する書留郵便等の控えを保管すればよい。

よって、本件文書の利用は必要な範囲内を超えている。

4.実施機関の説明要旨

（1）本件請求に係る個人情報について

本件請求に係る個人情報は、自己情報開示請求に係る決定についての起案文書（平成19年12月3日付け教職第5272号）に含まれる封筒の写し及び異議申立てに係る答申書の写しについて（送付）の起案文書（平成22年7月29日付け教職第490号）に含まれる封筒の写しに記載された異議申立人の郵便番号を含む（旧）住所及び氏名である。

（2）条例第8条違反との主張について

本件文書は、自己情報開示請求書及び異議申立書に記載されている住所・氏名を転記して作成されたものであり、本件文書の作成行為等は「収集」にはあたらず、条例第8条違反にはならない。

（3）条例第10条違反との主張について

封筒の写しをとって保管しているのは、文書を送付した際にどこへ送付したのか、どのような体裁で送付したのか、どのような種類の郵便で送付したのか記録として残したものであり、異議申立人に再度文書を送付する際の参考とするためや、後で送付がどのように行われたのか確認できるようにしておくためであって、本件文書に記載されている異議申立人の氏名及び住所は、自己情報開示請求及び異議申立てへの対応という事務の目的の範囲内で利用されたものなので、条例第10条違反にはならない。

5.審議会の判断

（1）本件請求の内容について

本件請求は、本件文書の作成行為等が条例第8条（収集の制限）又は第10条（利用の提供及び制限）に違反するから、その利用停止等を求めるものである。

（2）個人情報の利用停止等請求について

条例第39条第1項は、「何人も、開示決定に基づき開示を受けた自己の個人情報が次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、実施機関に対し、当該各号に定める措置の請求をすることができる。」と規定し、同項第1号では、「第8条の規定に違反して収集されたとき又は第10条の規定に違反して利用されているとき」は「当該個人情報の利用の停止又は消去」を請求することができる旨規定している。

そこで、実施機関の本件文書の作成行為等が条例第8条又は第10条に抵触しているか否かについて検討する。

ア条例第8条について

（ア）条例第8条は、実施機関が個人情報を収集するに際しての、収集できる範囲、収集の方法等について定めている。本件文書の作成行為等は、異議申立人が法令に基づき提出した自己情報開示請求書及び異議申立書に記載された同人の住所・氏名を封筒に転記し、その写しを作成し保存したものであり、条例第8条が規定する個人情報の収集と解することはできない。

よって、本件文書の作成行為等において、異議申立人の個人情報が条例第8条に違反して収集されたということはできない。

（イ）なお、本件文書の作成行為等が条例第8条に規定する「収集」に該当しない場合、個人情報の利用停止等の対象とはならないが、他方で条例第10条に規定する「利用」に該当する場合は、利用停止等の対象となる。本件文書の作成行為等が単に条例上の「収集」に該当しないとしても、異議申立人の利用停止等の請求ができなくなるわけではない。

イ条例第10条について

（ア）条例第10条は、実施機関が既に保有している個人情報について、当該事務の目的以外の目的に利用・提供してはならないとの原則を示したものである。本件文書の作成行為等は、既に異議申立人から収集した自己情報開示請求書及び異議申立書に記載されている住所・氏名を封筒に転記し、その写しを作成したものである。

実施機関の説明によれば、本件文書の作成行為等は、後日、送付がどのように行われたか確認できるようにしておくためになされるものであるとのことであり、そうすることは、自己情報開示請求及び異議申立ての事務処理において特段不自然なこととはいえない。

よって、本件文書の作成行為等は、上記事務処理の目的内の利用であると認められ、条例第10条に違反するとはいえない。

（イ）なお、異議申立人は、「ほとんどの送付が、封筒の写しを参考にすることなく行われているはずである」旨主張するが、この点について実施機関に確認したところ、少なくとも担当課においては、後任者が確認できるようにするために、すべての文書開示事務及び異議申立て事務において封筒の写しを取っているとのことであった。いずれにせよ、上記（ア）で述べたとおり、本件文書の作成行為等は、自己情報開示請求及び異議申立ての事務処理の目的内の利用であるといえ特段不合理な点は認められない。

（3）結論

以上のことから「1審議会の結論」のとおり判断する。

異議申立人のその他の主張は、本件決定の適否に関する審議会の判断に影響を及ぼすものではない。

6.審議会の処理経過

審議会の処理経過は、下記のとおりである。

審議会の処理経過

年月日

処理内容

平成24年7月18日

諮問書の受理

平成24年8月21日

実施機関の理由説明書受理

平成24年8月30日

異議申立人の意見書受理

平成25年9月12日

審議（第224回審議会）
平成25年10月10日 審議（第225回審議会）

平成25年11月14日

審議（第226回審議会）

 

 

答申第136号(平成25年12月17日付け)（PDF：89KB）

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所属課室：総務部審査情報課個人情報保護班

電話番号：043-223-4628

ファックス番号：043-227-7559

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