答申第135号

ア本件ノートについて

本件ノートはPIO-NET2010に記録するまでの担当職員の備忘メモである。

また、本案件では、担当職員が平成○年○月○日付けで相談を受け付け、同年●月●日付けで相談を終了したが、受付から相談業務終了まで当該担当職員が対応しているので、本件ノートを他の職員に引き継ぎすることはなかった。

よって、本件ノートに組織供用性はなく、条例第2条第3号の「行政文書」に該当せず、本件請求の対象文書とならない。

イ本件メールについて

本件メールは、前記4（3）のとおり、平成○年○月○日から同年▲月▲日までに実施機関の職員と異議申立人との間でやりとりされた電子メールである。その内容は、実施機関から異議申立人への相談日の日程調整と、実施機関からの連絡方法や事業者に対する異議申立人の非難などであるが、これらは相談経緯そのものではない。

そもそも相談業務は電話・来所によることを原則としており、電子メールでは行っていない。本件メールで使用されたメールアドレス（以下「本件メールアドレス」という。）は相談者から相談に関連する資料を送付してもらうために使われるものである。

よって、本件メールは本件請求とは無関係である。

また、紙出力は、平成23年5月10日に印刷され、担当職員の上司の机の引き出しに保管されていたが、当該上司が個人的に保管していたものであり、紙出力には組織供用性はないと考える。

ア本件ノートについて

実施機関は、本件ノートは担当職員の備忘メモとして使われており、他の職員へ引き継ぎ等も行われていないと説明する。

かかる説明に特段不合理な点は認められず、本件ノートは「実施機関の職員が組織的に用いる」（条例第2条第3号）ものとは認められないので、行政文書ではない。

よって、本件ノートを対象行政文書としなかった実施機関の判断は妥当である。

もっとも、かかる事務処理方法では、受付から結果までの経緯が行政文書に記載されなくなってしまい、相談のプロセスが不透明となることから、然るべき手続を定めることが望ましいと考える。

イ本件メールについて

実施機関は、本件メールの記載内容は本件請求とは関係ないということ、また、紙出力は担当職員の上司の机の引き出しに個人的に保管していたものであるから行政文書ではないと説明する。

しかし、実際に紙出力を見分すると、単なる日程調整等のみならず、異議申立人の相談に相当する内容であることが認められる。

よって、本件請求とは無関係とする実施機関の説明には理由がない。

ところで、紙出力は本件決定後に出力され、本件請求時には紙文書としては存在しなかったが、元となる本件メールは本件請求時には電磁的記録により存在していたことが認められる。そして、本件メールアドレスは、具体的には相談員共通で用いるメールアドレスと、担当職員の上司専用のメールアドレスとの2つがある。

前者については複数名いる相談員共通のものであり、送受信される電子メールは通常、職務のため組織的に用いられるものであること、本件メールの中身は異議申立人の相談に相当する内容であること、紙文書が現に存在していることといった状況を考慮すると、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得し、かつ組織的に用いられるものと認められる。

後者については、その電子メールの中身は、上司の立場から担当職員と異議申立人とのやりとりを補完するために送信されたものであること、紙文書が現に存在していることといった状況を考慮すると、前者と同様に、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得し、かつ組織的に用いられるものと認められる。

よって、本件請求時には本件メールは実施機関の職員が職務上作成し、又は取得し、かつ組織的に用いられるものであり、条例第2条第3号の行政文書に該当すると認められる。

従って、実施機関は、かかる本件メールを紙に出力したものが現に存在していることから、紙出力を対象文書として、改めて開示決定等をすべきである。